Pe scurt: externalizare contabilitate înseamnă că o firmă autorizată îți ține evidența contabilă, salariile și declarațiile, în loc să angajezi un contabil. Plătești un abonament lunar în locul unui salariu. La Keez, pentru un SRL neplătitor de TVA, abonamentul pornește de la 69 € pe lună și include un expert contabil CECCAR dedicat, toate declarațiile, SAF-T (D406) și aplicația de facturare.
Ce înseamnă externalizare contabilitate
Semnezi un contract cu o firmă de contabilitate. Tu trimiți documentele: facturi emise și primite, bonuri, chitanțe, extrase de cont, contracte de muncă. Firma le înregistrează, calculează taxele, întocmește statele de plată și depune declarațiile la termen.
Volumul de muncă rămâne același ca la un contabil angajat. Se mută doar la altcineva, cu un cost pe care îl știi de la început și care nu crește când pleacă cineva din echipă.
Cine are voie să îți țină contabilitatea
Legea contabilității nr. 82/1991 lasă două variante: un angajat cu studii economice superioare, sau un contract de prestări de servicii cu o persoană fizică ori juridică autorizată, membră a CECCAR. Nu e suficient ca cineva să aibă un program de contabilitate și experiență.
Înainte să semnezi, cere numărul din Tabloul CECCAR și caută-l în tabloul membrilor, publicat pe ceccar.ro. Un expert contabil autorizat CECCAR a dat examen, a făcut stagiu și are asigurare de răspundere profesională. Un contabil neautorizat nu are niciuna dintre acestea.
Cine răspunde în fața ANAF
Administratorul firmei, și după ce externalizezi. Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității rămâne a lui, potrivit aceleiași legi. Firma de contabilitate răspunde față de tine, în limitele contractului și ale asigurării profesionale.
De aici vin două concluzii practice. Prima: citește ce scrie în contract despre termene, despre cine depune declarațiile și despre ce se întâmplă la o amendă dată din vina prestatorului. A doua: cere acces la rapoarte, nu doar la bilanțul de la final de an. Dacă vezi cifrele lunar, prinzi din timp ce e greșit.
Ce intră într-un serviciu de externalizare contabilitate
La Keez, abonamentul lunar acoperă:
- întocmirea contabilității financiare și a registrelor contabile obligatorii;
- jurnalele de TVA și balanța;
- depunerea declarațiilor de taxe și impozite, inclusiv SAF-T (D406);
- documentele de salarizare și transmiterile la ITM;
- rapoarte contabile actualizate în timp real, nu la închiderea lunii;
- un expert contabil cu care vorbești direct când ai o întrebare.
Peste asta vin aplicația web și mobilă în care încarci documentele, programul de facturare și trimiterea facturilor prin RO e-Factura.
Ce se tarifează separat
Un contract de externalizare contabilitate nu acoperă chiar tot, iar întrebarea asta se pune prea rar înainte de semnătură. La Keez, în afara abonamentului lunar rămân:
- bilanțul anual, semestrial sau trimestrial pentru SRL, tarifat cu contravaloarea unei luni de abonament;
- obținerea codurilor de TVA local și internațional;
- angajații peste numărul din contract, cu 15 € pe angajat pe lună.
Dacă firma devine plătitoare de TVA, abonamentul crește cu 25 € pe lună. Tarifele nu conțin TVA.
Cât costă externalizarea contabilității
Un abonament de externalizare contabilitate se calculează pe volum de muncă, nu pe cifra de afaceri. Prețul depinde de trei lucruri: câte documente ai pe lună, câți angajați ai și dacă ești sau nu plătitor de TVA. Pentru un SRL neplătitor de TVA:
- Mini, 69 € pe lună: până la 20 de documente și salarizare pentru 1 angajat;
- Start, 89 € pe lună: până la 50 de documente și 3 angajați;
- Standard, 179 € pe lună: până la 100 de documente și 5 angajați.
Pentru PFA, abonamentul pornește de la 30 € pe lună în sistem normă de venit și 59 € în sistem real, cu Declarația Unică inclusă. Toate pachetele sunt pe pagina de tarife.
Ce se numără ca document
Aici se greșește cel mai des estimarea. Un document înseamnă o factură emisă, o factură de achiziție, o chitanță, un bon sau o pagină de extras de cont. Ultima parte contează: un extras bancar de opt pagini înseamnă opt documente, nu unul.
Înainte să alegi pachetul, numără documentele dintr-o lună normală, nu dintr-una liniștită. Dacă ești între două praguri, pachetul mai mare iese mai ieftin decât depășirile.
Contabil angajat sau firmă de contabilitate
Un contabil angajat cu normă întreagă înseamnă salariu lunar, contribuțiile angajatorului, concediul plătit, programul de contabilitate, cursurile de actualizare și un înlocuitor pentru perioadele în care lipsește. Costul real e mult peste salariul net pe care îl discuți la angajare.
Un abonament de externalizare contabilitate e o sumă fixă, care acoperă o echipă întreagă. Nu pleacă în concediu și nu își dă demisia în luna bilanțului. În schimb, nu stă la biroul tău și nu preia sarcini administrative care nu sunt în contract.
Pragul se simte undeva la volumul de muncă: sub un post cu normă întreagă, externalizarea e aproape întotdeauna mai ieftină. Peste, merită calculat.
Când merită să alegi externalizare contabilitate
Merită dacă firma e mică sau la început și nu are volum pentru un contabil cu normă întreagă. Merită și dacă ai deja un contabil, dar primești rapoartele târziu, afli de amenzi după termen sau nu îți răspunde nimeni în trei zile.
Al treilea caz e creșterea. Când numărul de facturi se dublează în câteva luni, o firmă are oameni de pus pe treabă; un singur contabil nu are.
Nu merită dacă ai nevoie de cineva prezent zilnic pentru operațiuni care nu țin de contabilitate: casierie, relația cu furnizorii, acte de personal făcute pe loc. Acelea rămân la tine, indiferent cine ține evidența.
Cum alegi firma de contabilitate
Înainte să semnezi un contract de externalizare contabilitate, verifică cinci lucruri:
- Autorizarea. Numărul din Tabloul CECCAR, verificat pe site-ul Corpului.
- Asigurarea de răspundere profesională. Cere polița, nu doar confirmarea verbală.
- Ce intră exact în preț. Bilanțul, salarizarea, depunerile la ITM, SAF-T, consultanța. Fiecare, pe rând.
- Cum comunici. Cine îți răspunde, în cât timp și pe ce canal. Comunicarea cu contabilul e motivul pentru care majoritatea firmelor schimbă prestatorul.
- Ce vezi și când. Dacă primești cifrele abia la final de an, nu poți lua nicio decizie pe baza lor.
Cum treci pe externalizare contabilitate, pas cu pas
- Alegi pachetul potrivit numărului de documente și de angajați.
- Semnezi contractul și stabilești data de start, de obicei începutul unei luni.
- Predai arhiva: balanțele, registrele, bilanțul ultim, contractele de muncă.
- Dai accesele necesare, în primul rând Spațiul Privat Virtual al ANAF și extrasele bancare.
- Noul contabil preia declarațiile de la data convenită.
Pașii sunt detaliați, cu actele cerute la fiecare, pe pagina de transfer al contabilității. La Keez îți poți schimba expertul contabil fără cost suplimentar, dacă nu funcționează colaborarea.
Și salarizarea se poate externaliza
Se poate externaliza separat sau împreună cu contabilitatea. Intră contractele de muncă, statele de plată, adeverințele, concediile și transmiterile în Revisal. La pachetele Keez, salarizarea pentru unul până la cinci angajați e deja în abonament, iar peste acest număr se adaugă 15 € pe angajat pe lună.
Detaliile sunt pe pagina de salarizare și administrare de personal.
Întrebări frecvente
Pot alege externalizare contabilitate dacă firma e nou înființată?
Da, și e momentul cel mai simplu, fiindcă nu ai arhivă de predat. Dacă îți deschizi firma prin Keez și contractezi contabilitatea pentru minimum trei luni, înființarea SRL e gratuită; rămân doar taxele Registrului Comerțului.
Ce se întâmplă cu documentele mele pe hârtie?
Rămân ale firmei tale și le păstrezi tu, în termenele legale de arhivare. Către firma de contabilitate trimiți copii sau scanuri, prin aplicație.
Pot schimba firma de contabilitate în timpul anului?
Da. Transferul se face de obicei la început de lună sau de trimestru, ca să nu rămână o perioadă fără declarații depuse. Ai nevoie de balanța de la data predării și de registrele la zi.
Cine depune declarațiile, eu sau firma de contabilitate?
Firma de contabilitate, pe baza accesului la SPV. Termenele și declarațiile depuse trebuie să le vezi și tu, nu doar prestatorul.
Cât durează până intru pe abonament?
După semnarea contractului și predarea arhivei, preluarea se face de la data de start convenită. Dacă vii cu contabilitatea la zi, poate fi chiar luna următoare.
Dacă te gândești la externalizare contabilitate, vezi toate serviciile de contabilitate online Keez sau răspunsurile la întrebările frecvente despre contabilitate.
