Pe scurt: Aici găsești câte un model declarație pe propria răspundere pentru trei situații din firmă în care lipsește un document sau s-a greșit un bon: decontarea unei cheltuieli de deplasare fără document, corectarea unei erori la casa de marcat și sesizarea pentru reconstituirea unui document pierdut, sustras sau distrus. Fiecare model se descarcă gratuit, în Word (.docx) sau PDF.
Descarcă modelele, gratuit: cheltuiala fără document (Word sau PDF), eroarea la casa de marcat (Word sau PDF) și reconstituirea documentelor (Word sau PDF). Varianta Word o deschizi în Word sau Google Docs și scrii în câmpurile galbene. PDF-ul îl tipărești și îl completezi de mână. A doua pagină din fiecare model are instrucțiunile și nu se depune.
Tabelul de mai jos îți arată ce declarație iei pentru fiecare situație.
Model declarație pe propria răspundere pentru o cheltuială fără document
Normele contabile cer ca orice operațiune înregistrată să aibă la bază un document original, întocmit sau reconstituit (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 27). Un bilet de tren sau un bon de parcare pierdut nu se mai poate reconstitui dacă nu fusese încă înregistrat în contabilitate (pct. 33). O declarație pe propria răspundere explică în scris cheltuiala care a rămas fără acte.
Când o folosești
Doar pentru decontul de cheltuieli al unui angajat care s-a întors dintr-o deplasare în interes de serviciu. Se potrivește când s-au pierdut documente nenominale, ca biletele de tren, de autobuz sau bonurile de parcare. La fel, când documentul nu s-a putut obține dintr-un motiv obiectiv, de exemplu automatul nu a dat chitanța.
Diurna nu intră aici: are regulile ei, explicate în ghidul despre diurnă.
Ce scrii în ea
- Numele, funcția și denumirea firmei.
- Localitatea deplasării și perioada, cu data de început și de sfârșit.
- În tabel, fiecare cheltuială fără document: ce reprezintă și valoarea. Apoi totalul.
- Motivul pentru care nu ai documentul original.
- Data, numele și semnătura. Anexezi decontul de cheltuieli al deplasării.
Exemplu completat
Datele sunt inventate.
- Subsemnatul Andrei Popescu, consultant la Exemplu Consult SRL, deplasare la Cluj-Napoca între 03.11.2026 și 05.11.2026.
- 1. Bilet de tren pe ruta București Nord – Cluj-Napoca: 120 lei. 2. Taxă de parcare în Cluj-Napoca: 15 lei. Total: 135 lei.
- Motiv: biletul de tren a fost pierdut la întoarcere, iar automatul de parcare nu a eliberat chitanța.
- Data: 06.11.2026, numele și semnătura.
Decont cheltuieli fără document: e deductibil?
Declarația justifică plata sumei din casierie către angajat, după regulamentul intern al firmei. Pentru impozitul pe profit, Codul fiscal acceptă cheltuielile făcute pentru activitatea economică (Codul fiscal, art. 25 alin. 1), iar declarația singură nu garantează că un inspector ANAF le acceptă.
Contează cât de bine se leagă suma de deplasare: ordinul de deplasare, ruta, datele, valoarea obișnuită a unui bilet pe acel traseu. Modelul Keez o recomandă doar pentru sume mici.
Descarcă modelul: Word (.docx) sau PDF, gratuit.
Model declarație pe propria răspundere pentru o eroare la casa de marcat
Anulare bon fiscal înainte și după emitere
Cât timp bonul nu e emis, greșeala se corectează direct pe casa de marcat. Corectarea apare pe bon, iar totalul nu poate deveni negativ (normele aprobate prin HG 479/2003, art. 33). După ce bonul fiscal a ieșit, ai nevoie de un dosar.
Dosarul începe cu sesizarea scrisă a celui care a greșit. Sesizarea arată motivul, numărul bonului, ora și minutul emiterii (art. 36 lit. a). Modelul Keez de declarație pe propria răspundere ține loc de această sesizare.
Când o folosești
Când s-a tastat o sumă greșită, s-a înregistrat alt produs sau altă cantitate ori s-a ales greșit modalitatea de plată, de exemplu numerar în loc de card. O completează casierul sau vânzătorul, imediat după ce vede greșeala. Returul de marfă are alt dosar, cu nota de recepție, dispoziția de plată și factura (art. 37).
Proces-verbal de anulare bon fiscal sau declarație?
Multe firme numesc tot dosarul proces-verbal de anulare a bonului fiscal. Normele cer patru piese. Prima e sesizarea scrisă, adică declarația. A doua e decizia scrisă de aprobare a corecției, dată de directorul financiar-contabil, de contabilul-șef sau de persoana care răspunde de patrimoniu. Apoi copia notelor de recepție din care reiese prețul și nota contabilă (art. 36). Modelul Keez lasă decizia în seama administratorului.
Fără dosar, diferența dintre raportul Z, banii din casă și registrul de casă rămâne neexplicată. Ordonanța despre casele de marcat cere documente pentru orice sumă din unitate care nu are bon (OUG 28/1999, art. 4 alin. 12 lit. h). Suma fără documente este o sumă nejustificată, iar fapta este contravenție (art. 10 lit. d).
Ce scrii în ea
- Numele, denumirea firmei și funcția.
- De pe bonul greșit: data, ora, numărul bonului și numărul unic de identificare al casei de marcat.
- În tabel, bifezi eroarea și treci ce ai înregistrat și ce era corect. Dacă nu apare, bifezi Altă eroare și explici.
- Valoarea reală a vânzării și ce s-a întâmplat apoi: s-a emis bonul corect, cu numărul lui, sau clientul a renunțat.
- Data, numele și semnătura. Declarația se atașează la bonul greșit, în original.
Exemplu completat
- Subsemnata Maria Ionescu, vânzătoare la Exemplu Shop SRL.
- Pe 07.11.2026, la ora 14:32, am emis bonul fiscal nr. 0123, de la casa de marcat cu numărul unic de identificare XX0000000000.
- Eroare bifată: sumă tastată greșit. Am înregistrat 1.250 lei, corect era 125 lei.
- Vânzarea reală: 125 lei, încasați. S-a emis ulterior bonul fiscal corect nr. 0124.
Descarcă modelul: Word (.docx) sau PDF, gratuit.
Model declarație pe propria răspundere pentru reconstituirea unui document
În ordinul despre documentele financiar-contabile, o astfel de declarație pe propria răspundere se numește sesizare scrisă. Oricine constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unui document justificativ anunță în scris conducătorul firmei, în cel mult 24 de ore de la constatare (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 29).
Când o folosești
Imediat ce vezi că lipsește un document contabil primar, de exemplu o factură sau o chitanță. Reconstituirea este obligatorie pentru documentele aflate încă în termenul de păstrare din legea contabilității (pct. 35^1). Pentru facturi se aplică și regulile din Codul fiscal (pct. 26).
Ce urmează după sesizare
- În cel mult 3 zile lucrătoare, conducătorul firmei dispune un proces-verbal de constatare (pct. 29).
- Dacă dispariția poate fi infracțiune, anunți imediat organele de urmărire penală (pct. 30).
- Conducătorul dă dispoziția scrisă de reconstituire, iar actele se strâng în dosarul de reconstituire (pct. 31).
- Un document emis de altă firmă îl reconstituie emitentul, printr-o copie trimisă în cel mult 10 zile lucrătoare de la cerere (pct. 32).
- Documentul reconstituit poartă mențiunea DUPLICAT, cu numărul și data dispoziției (pct. 33).
- Procedura se încheie în cel mult 30 de zile de la constatare sau în 90 de zile de la încetarea forței majore (pct. 34).
Dacă găsești ulterior originalul, documentul reconstituit se anulează printr-un proces-verbal și rămâne în dosar (pct. 35).
Ce scrii în ea
- Numele, funcția și denumirea firmei.
- Data constatării și ce s-a întâmplat: pierdere, sustragere sau distrugere.
- Datele documentului: tipul, seria și numărul, emitentul, data și valoarea. Dacă nu le știi exact, scrii ce știi.
- Pe scurt, unde, când și cum s-a produs pierderea.
- Data, numele și semnătura.
Exemplu completat
- Subsemnata Elena Georgescu, asistent manager la Exemplu Consult SRL.
- Pe 04.11.2026 am constatat pierderea facturii seria EXP nr. 0045, emisă de Furnizor Exemplu SRL la 15.10.2026, în valoare de 2.380 lei.
- Împrejurări: factura s-a pierdut la mutarea arhivei din biroul 1 în biroul 2.
Modelul Keez spune că declarația se predă la departamentul financiar-contabil. Ordinul cere însă ca ea să ajungă la conducătorul firmei. Dacă administratorul nu lucrează el însuși în contabilitate, dă-i și lui un exemplar.
Descarcă modelul: Word (.docx) sau PDF, gratuit.
Ce conține orice declarație pe propria răspundere
Fiecare model declarație pe propria răspundere de aici are aceeași schemă. Pentru un document justificativ, ordinul cere numele persoanelor care răspund de operațiune și semnăturile lor (pct. 2).
Documentele de casă și de deplasare trec prin contabilitate în fiecare lună. Echipa de contabilitate online Keez îți spune ce acte îți lipsesc pentru o lună închisă. Dacă vii de la alt contabil, la transferul contabilității documentele se predau cu un proces-verbal de predare-primire.
Întrebări frecvente despre declarația pe propria răspundere
Unde descarc un model declarație pe propria răspundere în Word?
De pe această pagină, gratuit, în Word (.docx) și PDF. Linkurile sunt sus, imediat după rezumat, și la finalul fiecărei secțiuni.
Există un formular oficial de declarație pe propria răspundere pentru firme?
Pentru cele trei situații de aici, nu. Normele cer o sesizare scrisă cu anumite date, iar forma o alege firma. Modelele Keez conțin datele cerute.
Cum fac un decont cheltuieli fără bon sau bilet?
Treci cheltuiala în decontul deplasării și anexezi declarația, cu ruta, suma și motivul pentru care lipsește documentul. Folosește-o doar pentru sume mici: nu garantează deductibilitatea la un control ANAF.
Cum se face anularea unui bon fiscal emis greșit?
Casierul scrie sesizarea, cu numărul bonului, ora și minutul emiterii. Administratorul sau contabilul-șef aprobă în scris corecția, iar contabilitatea face nota contabilă (HG 479/2003, art. 36).
Ce faci dacă ai pierdut o factură primită?
Anunți în scris conducătorul firmei în 24 de ore și ceri furnizorului o copie. Emitentul trebuie să o trimită în cel mult 10 zile lucrătoare de la cerere (OMFP 2634/2015, pct. 29 și 32).
Se poate reconstitui un bon fiscal pierdut?
Nu, dacă bonul era nenominal și s-a pierdut înainte de înregistrarea în contabilitate (OMFP 2634/2015, pct. 33). Pentru o deplasare rămâne declarația de cheltuială fără document.
În cât timp se face reconstituirea unui document?
În cel mult 30 de zile de la constatare. În caz de forță majoră, în 90 de zile de la încetarea ei (OMFP 2634/2015, pct. 34).
