Pe scurt: Decont de cheltuieli înseamnă documentul prin care un angajat sau administratorul arată pe ce a cheltuit banii primiți ca avans de la firmă ori banii proprii dați în interesul firmei. Atașează bonurile și facturile, adună totalul și stabilește diferența: ce returnează el sau ce îi mai plătește firma.
Ce înseamnă decont de cheltuieli?
În practică, firma îi dă cuiva bani pentru o deplasare sau pentru o cumpărătură urgentă. Suma se numește avans spre decontare și rămâne în evidența contabilității pe numele celui care a primit-o, până când o justifică.
Justificarea se face printr-un decont de cheltuieli. Același document merge și invers: dacă un angajat a plătit din buzunarul lui o cheltuială a firmei, decontul arată suma și documentele, iar firma îi dă banii înapoi.
Legea contabilității cere ca orice operațiune să aibă la bază un document justificativ, iar cei care îl întocmesc, îl vizează și îl aprobă răspund pentru el (Legea 82/1991, art. 6). Fără decont și fără documente, cheltuiala rămâne nejustificată.
Ce formular folosești pentru un decont de cheltuieli
Normele din OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile tratează două situații:
- pentru deplasările în țară, cheltuielile se decontează pe ordinul de deplasare (delegație), cod 14-5-4, care stabilește și diferența de primit sau de restituit;
- pentru deplasările în străinătate există formularul Decont de cheltuieli, cod 14-5-5, și decontul de cheltuieli valutare pentru transporturi internaționale, cod 14-5-5/a.
Ordinul de deplasare servește și la justificarea avansurilor date pentru cumpărături plătite în numerar. Fiecare firmă poate adapta modelele după nevoile ei, iar circuitul documentelor îl stabilește prin procedura internă aprobată de administrator.
Model de decont de cheltuieli completat
Indiferent de formularul ales, un decont de cheltuieli complet are rubricile de mai jos. Exemplul e pentru o deplasare de două zile la Cluj, cu un avans de 1.500 lei.
| Rubrica | Ce scrii (exemplu) |
|---|---|
| Firma, numărul și data | denumirea firmei, decontul nr. 12 din 12.03.2026 |
| Titularul avansului | numele, funcția și semnătura |
| Scopul și perioada | întâlnire cu un client la Cluj, 10-11 martie 2026 |
| Avansul primit | 1.500 lei, pe dispoziția de plată nr. 8 |
| Cheltuieli și documente | transport 420 lei (bon fiscal), cazare 780 lei (factură pe firmă), parcare 50 lei (bon fiscal) |
| Total cheltuit | 1.250 lei |
| Diferența | 250 lei de restituit la casierie |
| Verificare și aprobare | data primirii la contabilitate, semnătura celui care verifică și a administratorului |
Diferența de 250 lei se depune la casierie pe bază de dispoziție de încasare. Dacă angajatul ar fi cheltuit 1.620 lei, firma i-ar mai datora 120 lei, plătiți pe bază de dispoziție de plată către casierie.
Termene și reguli pentru deconturi de cheltuieli
- Ca reper de termen, Regulamentul operațiilor de casă (Decretul 209/1976), scris pentru unitățile socialiste, cere justificarea avansului de deplasare în cel mult 3 zile lucrătoare de la sosire. Trece termenul firmei tale în procedura internă, ca să îl știe toată lumea.
- Același regulament interzice un avans nou până când cel vechi e justificat integral și consideră avansul justificat doar cu valoarea documentelor valabile.
- Plățile în numerar către alte firme au plafon: cel mult 5.000 lei pe zi către aceeași firmă și 10.000 lei pe zi în total (Legea 70/2015).
- Închide diferențele lunar. Ghidul Keez despre avansuri și deconturi arată cum le reconciliezi.
Greșeli frecvente
- Bonuri pierdute sau ilizibile: o cheltuială fără document valabil nu justifică avansul.
- Un decont de cheltuieli semnat doar de angajat, fără viza celui care verifică documentele și fără aprobare.
- Cheltuieli personale amestecate cu cele ale firmei pe același decont.
- Avansuri vechi lăsate deschise luni întregi, uneori pe numele cuiva care a plecat din firmă.
Unde te ajută Keez
În aplicația Keez vezi în Dashboard, la Avansuri/Deconturi, cât îi datorează firma fiecărei persoane și cât are fiecare de returnat, iar fișa angajatului arată toate mișcările. Cu contabilitate online, contabilul tău înregistrează fiecare decont de cheltuieli și te ajută să nu rămână sume nesoluționate la final de lună.
Termeni înrudiți
- Cheltuieli: ce intră în costurile firmei, unde ajung sumele dintr-un decont de cheltuieli.
- Diurna: indemnizația zilnică din deplasare, care intră în avansul pentru deplasare alături de transport și cazare.
- Registrul de casă: aici apar avansul dat în numerar și suma returnată.
- Bon fiscal: unul dintre documentele pe care le atașezi la decont.
Întrebări frecvente despre decont de cheltuieli
Există un model de decont de cheltuieli în PDF?
Pentru deplasările în țară folosești ordinul de deplasare (cod 14-5-4) sau un model propriu, pentru că OMFP 2634/2015 permite fiecărei firme să adapteze modelele. Pentru deplasările în străinătate există formularul cod 14-5-5. Important e să ai rubricile: titular, scop, avans, cheltuieli cu documente, total, diferență și aprobare.
Ce faci dacă ai cheltuit mai mult decât avansul primit?
Treci toate documentele în decont, iar contabilitatea verifică totalul. Dacă cheltuielile justificate depășesc avansul, firma îți plătește diferența pe bază de dispoziție de plată către casierie sau prin transfer. Dacă ai cheltuit mai puțin, restitui restul pe bază de dispoziție de încasare.
Cum ții evidența deconturilor într-o firmă mică?
Urmărești avansurile pe fiecare persoană: cât a primit, cât a justificat și cât mai are de returnat sau de primit. Stabilește în procedura internă termenul de predare și cine aprobă. În Keez, raportul Avansuri/Deconturi din Dashboard arată aceste solduri, iar la final de lună nu ar trebui să rămână sume nesoluționate.
