Ai plătit o cheltuială a firmei cu cardul personal? Ce faci cu factura și cum îți recuperezi banii

TL;DR: O plată cu cardul personal pentru firmă e în regulă: cheltuiala rămâne a firmei, iar firma îți datorează banii ca decont. Dacă îți iei banii înapoi fără factură și dovada plății, la un control ANAF poate trata transferul ca venit al tău, cu impozit de plătit. Cu Keez trimiți factura în contabilitate și încarci dovada plății, iar expertul tău contabil înregistrează decontul înainte să-ți transferi banii.

Mihai are o firmă de consultanță cu trei angajați. Într-o marți, imprimanta din birou se strică, iar a doua zi Mihai trebuie să predea unui client o ofertă tipărită. Cardul firmei e la un coleg plecat la client, așa că Mihai comandă o imprimantă nouă de 1.500 lei și o plătește cu cardul personal. Cere factura pe firmă, cu datele firmei.

Două zile mai târziu, factura apare în Keez, în Inbox-ul e-Factura al firmei. Acolo ajung automat toate facturile primite de firmă prin sistemul e-Factura al ANAF. Mihai se uită la ea și se întreabă dacă a greșit ceva.

Nu a greșit, iar greșeala poate apărea abia mai târziu, dacă situația rămâne neînchisă: factura stă neatinsă în Inbox, iar Mihai își transferă cei 1.500 lei fără niciun document în spate. O sumă fără document nu e o cheltuială a firmei. Transferul rămâne fără acoperire în acte. La un control, ANAF poate trata suma ca venit al lui Mihai, cu impozit de plătit.

Plată cu cardul personal pentru firmă: cheltuiala rămâne a firmei

Da, plata cu cardul personal pentru firmă e în regulă. Cardul cu care plătești nu decide a cui e cheltuiala. Codul fiscal leagă cheltuiala de factură și de activitate: dacă factura e emisă pe firmă și cheltuiala ține de activitatea firmei, e o cheltuială a firmei, indiferent din ce cont au plecat banii.

Ai doar o situație de închis corect în contabilitate. Închiderea are trei părți: factura, dovada plății și transferul cu care îți iei banii înapoi.

Banii tăi nu sunt un împrumut către firmă

Când plătești din banii tăi o cheltuială a firmei, nu împrumuți firma. Faci o plată în numele ei, iar firma îți datorează suma înapoi. În contabilitate, asta se numește decont: suma pe care firma o are de dat celui care a plătit pentru ea.

Diferența contează la acte: un împrumut către firmă se face cu contract de creditare și are reguli proprii de restituire, pe care le găsești în articolul despre cum îți iei înapoi banii împrumutați firmei. Pentru un decont, actele sunt factura și dovada plății.

Plată cu cardul personal: decontul în trei pași

1. Trimiți factura din e-Factura în contabilitate

Factura emisă pe CUI-ul firmei trece prin sistemul RO e-Factura al ANAF și apare în Inbox-ul e-Factura al firmei. O analizează administratorul sau persoana desemnată în firmă și o trimite în contabilitate.

Plata făcută cu cardul personal nu e un motiv să refuzi factura. Furnizorul a vândut firmei, iar firma a primit ce a cumpărat. Dacă datele și suma sunt corecte, factura merge în contabilitate.

Trimiterea în contabilitate nu înseamnă plata facturii. Înseamnă doar că factura se înregistrează. Plata e deja făcută, de tine, iar pasul următor arată asta.

2. Încarci dovada plății

Dacă ai plătit factura online, dovada e ordinul de plată sau confirmarea tranzacției din internet banking-ul tău personal. Le descarci din aplicația băncii în câteva secunde.

Extrasul de cont personal merge și el, dar nu e recomandat pentru că arată toate tranzacțiile tale private, nu doar plata către furnizor.

Dacă ai cumpărat de la un magazin fizic și ai primit bon fiscal, păstrează două lucruri: bonul fiscal, care arată ce ai cumpărat, și chitanța POS, care arată că ai plătit. Toate dovezile, inclusiv bonul și chitanța POS, se încarcă în Keez la Contabilitate > Documente.

3. Îți transferi banii din contul firmei

Firma îți face un transfer din contul ei în contul tău personal. La detaliile plății scrii „Decont”.

Suma restituită e o datorie a firmei față de tine, înregistrată ca decont de cheltuieli. Firma doar ți-o dă înapoi, deci nu e un venit nou pentru tine și nu plătești pe ea impozite sau taxe.

În exemplul de mai sus, Mihai își transferă cei 1.500 lei în aceeași săptămână, cu „Decont” la detalii.

Cu cardul firmei nu mai ai nimic de decontat

Plătește cheltuielile firmei cu cardul firmei. Banii pleacă direct din contul firmei, plata apare în extrasul firmei și nu mai ai nimic de decontat.

Ca client Keez, mai câștigi ceva când plătești cu cardul firmei: dacă uiți să încarci bonul fiscal sau să trimiți factura la contabilitate, Keez îți cere documentul, pentru că a văzut deja plata în extrasul firmei. O plată cu cardul personal nu apare acolo, așa că depinde doar de tine să-ți amintești de ea.

Factura pusă greșit pe firmă se stornează, plata personală se restituie

• Factura e emisă pe firmă, dar trebuia pe persoana fizică. Ai cumpărat ceva personal, iar furnizorul a trecut pe factură CUI-ul firmei. Furnizorul stornează factura și emite una nouă, pe numele tău.
• Ai plătit o cheltuială personală cu cardul firmei. E situația inversă: tu îi datorezi firmei. Pui banii înapoi în contul firmei, cu explicația „restituire plată eronată”.

Cu Keez nu mai cauți factura prin SPV

Pe cont propriu. Cauți factura în SPV (Spațiul Privat Virtual al ANAF), printre toate celelalte facturi ale firmei. Bonul trebuie păstrat până la final de lună, iar atunci explici ce ai cumpărat și cu ce card. Dacă bonul s-a pierdut între timp, și nu există nici factură, cheltuiala nu mai intră în contabilitate și firma nu mai are ce să-ți deconteze.

Cu Keez. Factura de la furnizor ajunge singură în Inbox, unde decizi tu ce trimiți în contabilitate. Bonul îl fotografiezi pe loc, din aplicația Keez. Expertul tău contabil înregistrează decontul, iar când nu ești sigur cum tratezi o plată, îl întrebi înainte de transfer în Connect, chatul din aplicația Keez în care vorbești direct cu el.

Ai o plată cu cardul personal pentru firmă încă nedecontată? Trimite factura în contabilitate și încarcă dovada plății. Dacă nu ești client Keez, vezi cum funcționează Inbox-ul e-Factura și Connect în contabilitatea online cu expert contabil.

Întrebări frecvente

O plată cu cardul personal pentru firmă e o greșeală?

Nu. Cheltuiala rămâne a firmei dacă factura e emisă pe firmă și cumpărătura ține de activitatea ei, iar firma îți datorează suma, ca decont.

Ce fac cu factura din e-Factura dacă am plătit-o cu cardul personal?

O trimiți în contabilitate, ca pe orice factură corectă. Trimiterea înseamnă înregistrarea facturii, nu plata ei.

Plătesc impozit pe banii pe care firma mi-i dă înapoi?

Nu. Restituirea unui decont stinge o datorie a firmei față de tine și nu e un venit nou, deci nu plătești pe ea impozite sau taxe.

Ce dovadă de plată încarc?

Dacă ai plătit online, ordinul de plată sau confirmarea tranzacției din internet banking, încărcate la Contabilitate > Documente. Dacă ai cumpărat cu bon fiscal, păstrează și încarcă atât bonul, cât și chitanța POS. Extrasul de cont personal merge, dar arată toate tranzacțiile tale private.

Plata din banii mei e un împrumut către firmă?

Nu. E un decont: firma îți datorează suma plătită în numele ei. Împrumutul către firmă se face cu contract de creditare și are reguli proprii.

Trebuie să completez un decont de cheltuieli după o plată cu cardul personal?

Nu trebuie să încarci un formular de decont în Keez. Ajung factura sau bonul și dovada plății. Dacă vrei să ții o evidență internă a cheltuielilor, vezi în glosarul Keez cum se completează un decont de cheltuieli.

Ce fac dacă am plătit din greșeală ceva personal cu cardul firmei?

Pui banii înapoi în contul firmei, cu explicația „restituire plată eronată”.

Acest articol are scop informativ și nu ține loc de consultanță fiscală.