TL;DR: Un raport standard de profit urmează conturile contabile și nu îți arată cât te costă fiecare canal de marketing, furnizor sau proiect. Un raport de management personalizat îți arată aceste costuri pe linii separate. Fără el, deciziile despre ce tai și pe ce pui bani mai mulți se iau din instinct. La Keez, echipa configurează un raport de management personalizat cu tine. Cifrele vin direct din contabilitate, fără tabel Excel refăcut în fiecare lună.
Ești administrator și te uiți la profitul lunii. Să zicem că marketingul a crescut cu 6.000 lei față de luna trecută. Cifra e corectă, dar nu îți spune ce s-a scumpit: reclamele din Google, cele din Meta sau onorariul agenției. Ca să afli, deschizi facturile una câte una și asta costă: timp, și atenție.
Cu raportul de management personalizat din Keez, vezi răspunsul direct: Google Ads, Meta Ads și agenția stau pe linii separate.
De ce raportul standard de profit nu îți arată costul pe canal, furnizor sau proiect
Raportul de profit și pierdere din Keez nu e doar o formalitate. L-am configurat să adune, pe câteva linii relevante, veniturile și tipurile standard de cheltuieli ale unei firme.
Pentru foarte multe firme e foarte bun, mai ales când cifrele nu variază mult de la o lună la alta. Cel mai mare avantaj: nu există două realități.
Toate rapoartele sunt live, pe datele din contabilitate, aceleași din care se construiesc bilanțul și declarațiile. Mai mult, orice sumă o deschizi cu un click și vezi din ce e formată, deci afli repede de unde vine variația.
Ca administrator, îți pui alte întrebări, specifice, despre aceleași cifre:
- Cât mă costă fiecare canal de marketing?
- Cât plătesc în total pe abonamente software?
Răspunsurile sunt în contabilitate, dar în locuri diferite. Două abonamente software ajung în conturi diferite, după natura serviciului facturat. Reclamele din Google și cele din Meta ajung în același cont, pe o singură linie.
Când raportul nu-ți răspunde la întrebări, îl deschizi, nu vezi de ce s-a modificat o cifră și îl închizi. Data viitoare nu-l mai deschizi deloc și decizi din instinct.
Ce este un raport de management personalizat
Raportul de management personalizat ia aceleași cifre din contabilitate și le pune pe liniile care contează pentru tine. Venitul și cheltuiala rămân identice. Se schimbă doar felul în care sunt grupate.
Un exemplu: un magazin online de produse de îngrijire. Lunar plătește curierul, platforma magazinului, câteva aplicații software, reclamele din Google și Meta și agenția care le administrează.
În raportul standard, marketingul apare ca o singură sumă. Platforma și aplicațiile ajung pe liniile conturilor în care au fost înregistrate, alături de alte servicii.
În raportul personalizat, administratorul vede:
- Livrare: curierul
- Google Ads, Meta Ads, Agenție: fiecare canal de marketing pe linia lui
- Abonamente: platforma magazinului și celelalte aplicații plătite lunar, indiferent de contul în care sunt înregistrate
În a doua lună, să presupunem că marketingul crește cu 30%, iar vânzările rămân pe loc. În raportul standard administratorul vede creșterea, nu și sursa ei. În cel personalizat se vede că linia Meta Ads s-a dublat, după campania nouă pornită de agenție. Întrebarea pentru luna următoare: campania aduce vânzări sau o oprești?
Trei reguli pentru un raport pe care chiar îl citești
- Fiecare linie trebuie să răspundă pentru o decizie. Notează ce hotărăști lunar: ce tai și unde pui bani în plus. Liniile se construiesc pe aceste întrebări.
- Ține în raport linii puține. Începe cu cel mult zece. Păstrează doar liniile care te fac să reacționezi dacă suma s-ar dubla, de exemplu. Când ai zece linii, știi ce intră în fiecare. La cincizeci de linii nu prea mai știi, iar raportul e abandonat.
- Nu schimba structura de la o lună la alta. Dacă muți cheltuieli între linii în fiecare lună, comparația cu luna trecută nu mai spune nimic.
Din momentul în care nu mai ești sigur că cifrele sunt corecte, un raport nu mai e folosit. Îl deschizi tot mai rar și revii la instinct.
Raport de management personalizat în Keez: ce primești
Keez are trei niveluri de analiză pe linii:
- Raportul de profit și pierdere: standard, pe structura conturilor contabile
- Centrele de cost: prin ele încadrezi cheltuielile pe proiect, departament sau punct de lucru
- Raportul de management personalizat: le combină pe toate într-un raport construit pentru firma ta
Ce sunt centrele de cost
Un centru de cost este o etichetă atașată fiecărei cheltuieli și fiecărui venit, care spune cărei unități aparține: un punct de lucru, un departament sau un proiect. Cu ea vezi profitul fiecărei unități, nu doar al firmei întregi.
Încadrarea nu o face Keez, ci tu, dar nu document cu document. Stabilești reguli automate, de exemplu „toate facturile de la furnizorul X merg pe proiectul Y” sau „tot ce e în contul 627 merge pe Administrativ”. Documentele noi sunt încadrate singure după aceste reguli. Regulile se pot face și pe linia facturii, iar echipa Keez te poate ajuta la configurare, ca pas separat.
Raportul nu e construit de tine. Cifrele vin din înregistrările din contabilitate. Tu spui ce decizii vrei să urmărești, iar echipa Keez configurează liniile, după o analiză a nevoilor firmei. Raportul personalizat presupune această analiză și are un cost suplimentar. După configurare, raportul apare în aplicație, în Contabilitate > Rapoarte.
Cu raportul de management personalizat:
- vezi într-un singur loc toate cheltuielile cu un furnizor, oricum au fost înregistrate contabil, ca să-l poți urmări separat
- separi costurile fără legătură între ele, chiar dacă stau în același cont
- scoți dintr-o linie un furnizor care nu are ce căuta acolo
- ai subtotalurile pe care le urmărești, de exemplu EBITDA sau profitul net
Pentru fiecare rând vezi, în dreapta ecranului, ce intră în sumă: ce conturi, ce furnizori și ce centre de cost.
Un raport de management înlocuiește un tabel Excel refăcut lunar
| Tabelul din Excel | Raport de management în Keez | |
|---|---|---|
| Cine îl construiește | Tu, în fiecare lună | Echipa Keez, o singură dată |
| De unde vin cifrele | Din exportul pe care l-ai făcut | Din contabilitate, pe măsură ce expertul tău contabil înregistrează documentele |
| O factură venită târziu | Lipsește până refaci exportul | Intră pe linie când e înregistrată |
| Un furnizor nou | Îl adaugi de mână în formule | Ceri echipei Keez să-l adauge pe linia lui |
Ai profitul pe categoriile tale, când ai nevoie: tot ce ai de făcut este să deschizi raportul și să iei deciziile care se impun.
Întrebări frecvente
Prin ce diferă de raportul standard de profit?
Raportul standard e potrivit pentru multe firme: adună veniturile și cheltuielile standard pe câteva linii relevante. Raportul de management personalizat folosește aceleași date, dar le așază pe liniile alese pentru firma ta, de exemplu pe furnizor sau pe canal.
Pot vedea separat toate cheltuielile unui furnizor?
Da. Toate cheltuielile unui furnizor pot sta pe o linie dedicată, ca să-i urmărești cheltuielile cu atenție deosebită.
Cine configurează un raport de management personalizat?
Echipa Keez. Tu spui ce decizii vrei să urmărești, iar liniile se construiesc pe ele.
Cât costă un raport de management personalizat?
Are un cost suplimentar și presupune o analiză prealabilă. Îl ceri echipei de suport Keez.
Pot avea linii pe proiect sau pe punct de lucru?
Da, dacă cheltuielile sunt încadrate pe centre de cost. Încadrarea ține de tine, dar nu o faci document cu document: stabilești reguli automate, iar documentele noi ajung singure la proiectul potrivit. Echipa Keez te poate ajuta la configurarea regulilor, ca pas separat.
Ce fac dacă un total nu se potrivește cu ce mă aștept?
Scrii echipei de suport Keez și verificați împreună regulile liniei: acolo vezi exact ce intră în total.
Vrei profitul firmei pe categoriile tale? Scrie echipei de suport Keez ce decizii vrei să urmărești.
