TL;DR: Întocmire bilanț înseamnă tot drumul de la inventar până la depunerea la ANAF, nu completarea unui formular. Răspunderea e a ta, ca administrator, iar din 2026 un bilanț nedepus în 5 luni de la termen e motiv de inactivitate fiscală, înscrisă în cazierul firmei și al tău. La Keez, expertul tău contabil îl întocmește, îl verifică și îl depune, iar tu îl găsești apoi în platformă, lângă celelalte declarații.
În iunie vrei să scoți dividende. Ai avut un an bun, banii sunt în cont, hotărârea asociaților e scrisă. Apoi afli că răspunsul stă într-un document pe care l-ai semnat în primăvară fără să-l citești: bilanțul.
Acolo scrie dacă firma are voie să distribuie profitul. Tot acolo se uită banca la care ceri un credit și partenerul care te verifică înainte de un contract mare.
Bilanțul arată, la final de an, ce are firma, ce datorează și ce rămâne al asociaților. Definiția, termenele pe tipuri de firme și treptele de amendă sunt în glosarul Keez, la bilanțul contabil. Aici vorbim despre partea care nu se vede: cine îl face, cine răspunde pentru el și cine îl duce până la depunere.
Răspunderea pentru bilanț e a ta
Bilanțul poartă două semnături: a celui care l-a întocmit și a reprezentantului legal al firmei. La un SRL mic, reprezentantul legal ești tu.
Răspunderea pentru contabilitatea firmei e a administratorului, nu a contabilului. Contabilul întocmește bilanțul și semnează ca autor. Tu semnezi ca reprezentant legal și dai o declarație pe proprie răspundere că bilanțul arată fidel firma.
De aici pleacă tot restul. Dacă lipsește o factură, un extras sau inventarul, declarația aceea o semnezi tot tu.
După semnare, bilanțul intră în adunarea generală a asociaților (AGA), care îl aprobă. Abia apoi se depune, exclusiv online.
Baza legală: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 10 și art. 28, și Legea societăților nr. 31/1990.
Întocmire bilanț: ce muncă e în spate
Bilanțul nu iese dintr-un buton. Se sprijină pe 12 luni închise corect și pe câteva lucruri care se fac doar la final de an:
- Inventarul. Ce scrie în contabilitate se compară cu ce există: stocuri, echipamente, bani, facturi de încasat și de plătit.
- Verificarea soldurilor. Fiecare client și fiecare furnizor trebuie să aibă în contabilitate suma din realitate. La fel, datoriile către stat.
- Închiderea anului. Se stabilesc rezultatul și impozitul, iar profitul sau pierderea trec în capitalurile proprii.
- Formularele oficiale. O firmă mică depune patru: bilanț prescurtat, cont prescurtat de profit și pierdere, date informative și situația activelor imobilizate. Lângă ele stau raportul administratorului și propunerea de repartizare a profitului.
- Semnarea, aprobarea în AGA și depunerea.
Primii patru pași sunt munca celui care întocmește bilanțul. Pentru fiecare dintre ei își pune semnătura.
Un bilanț depus nu se mai înlocuiește cu altul. Nu se pot depune două seturi de situații financiare pentru același an, iar o greșeală găsită mai târziu se corectează la data la care e descoperită, nu înapoi în timp.
Cine urmărește bilanțul până la depunere
Un bilanț întocmit și nedepus nu valorează nimic. Între cele două stă un traseu pe care cineva trebuie să-l controleze ferm: documentele ajung la tine, le semnezi, se întorc, se verifică încă o dată și pleacă la ANAF înainte de termen.
Traseul se rupe cel mai des la semnătură. Documentele stau într-un e-mail necitit, administratorul e plecat, asociații nu se întâlnesc.
De aceea bilanțul are nevoie de două roluri, nu de unul: cineva care îl face și cineva care îl urmărește.
Ce riști cu un bilanț întârziat sau greșit
Pentru un SRL, termenul e 31 mai al anului următor. Întârzierea se amendează pe trepte, după numărul de zile.
Amenda e partea ușoară.
Din 1 ianuarie 2026, ANAF poate declara inactivă fiscal o firmă care nu depune bilanțul în 5 luni de la termenul legal, potrivit comunicatului ANAF din 11 februarie 2026. Pentru bilanțul pe 2025, fereastra se închide în toamna lui 2026. Regula prinde și firmele care n-au avut activitate.
Baza legală: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 36, și Codul de procedură fiscală, modificat prin Legea nr. 239/2025.
Inactivitatea nu rămâne o etichetă. Codul de TVA se anulează. Fapta se înscrie în cazierul fiscal al firmei și al reprezentanților ei legali, iar registrul comerțului nu mai autorizează înregistrări pentru cine o are în cazier. Declarațiile și taxele curg în continuare.
Un bilanț depus la timp, dar cu cifre greșite, lovește altfel. Din bilanțul aprobat se calculează activul net, adică diferența dintre ce are firma și ce datorează.
Dacă activul net e sub jumătate din capitalul social, firma nu are voie să distribuie dividende și nici să restituie împrumuturile primite de la asociați.
O cheltuială uitată sau o datorie trecută de două ori îți mută rezultatul de o parte sau de alta a pragului.
Ce ai tu de făcut
- Predai toate documentele anului înainte de închidere: facturi, bonuri, extrase de cont, contracte.
- Faci inventarul și îi spui expertului contabil ce ai găsit.
- Citești bilanțul înainte să-l semnezi. Te uiți la două rânduri: profitul anului și capitalurile proprii.
- Întrebi tot ce nu înțelegi. Capitalurile proprii cu minus cer o discuție înainte de semnătură, nu după.
- Semnezi, aprobi bilanțul în AGA și trimiți documentele înapoi la timp.
Întocmire bilanț la Keez, față de modul obișnuit
| Situație | Modul obișnuit | Calea Keez |
|---|---|---|
| Datele anului | Aduni în aprilie facturi și extrase din 12 luni și speri că nu lipsește nimic. | Documentele sunt înregistrate constant peste an. Tu vezi oricând în platformă profitul, veniturile și cheltuielile, deci bilanțul nu te ia prin surprindere. |
| Întocmirea | Formularele se completează la final, sub presiunea termenului, iar o greșeală iese la iveală abia la bancă sau la un control. | Expertul tău contabil trece prin verificările de bilanț din platformă înainte să întocmească documentele. Are, la rândul lui, un superior în Keez, deci corectitudinea înregistrărilor tale nu depinde de o singură persoană. |
| Semnarea | Primești un teanc de hârtii și semnezi unde ți se arată. | Primești documentele în platformă, le semnezi și le încarci înapoi în meniul Contabilitate, la Bilanțuri. Ce nu înțelegi întrebi în Connect, linia ta directă către expertul contabil. |
| Depunerea | Ții tu minte termenul și cauți dovada depunerii când ți-o cere banca. | Bilanțul e întocmit și depus la timp, fără să ții tu evidența termenelor. După depunere îl găsești în platformă, lângă celelalte declarații. |
| Răspunderea | Dacă apare o amendă, o plătești și abia apoi afli de unde a venit greșeala. | Keez își asumă contractual răspunderea: dacă apar erori din vina Keez care duc la amenzi, compania acoperă prejudiciul. |
| Costul | Afli prețul când vine factura. | Tariful e public: pentru SRL, întocmirea și depunerea bilanțului anual, semestrial și trimestrial se tarifează cu o lună de abonament. |
Tarifele sunt pe pagina de prețuri Keez, iar ce intră în abonament găsești la serviciile de contabilitate online.
Întrebări frecvente: întocmire bilanț
La ce folosește bilanțul, dacă declarațiile mele sunt depuse lunar?
Declarațiile lunare spun statului ce taxe datorezi. Bilanțul spune cum arată firma la final de an: ce are, ce datorează și ce rămâne al asociaților. Pe el se bazează banca, partenerii și regulile de distribuire a dividendelor.
Ce semnez și ce trimit înapoi?
Semnezi bilanțul și documentele de însoțire pe care le primești de la expertul contabil, apoi le încarci în platformă, în meniul Contabilitate, la Bilanțuri.
Am nevoie de bilanț ca să scot dividende în timpul anului?
Da. Dividendele distribuite în timpul anului se bazează pe situații financiare interimare, adică pe un bilanț întocmit la sfârșitul trimestrului. Regulile sunt în articolul despre dividendele interimare.
Capitalurile proprii apar cu minus în bilanț. Ce înseamnă?
Înseamnă că datoriile firmei depășesc ce are ea. Cu activul net sub jumătate din capitalul social, firma nu are voie să distribuie dividende și nici să restituie împrumuturile primite de la asociați. Soluția depinde de cauză, deci o discuți cu expertul tău contabil înainte să semnezi.
Firma mea n-a avut activitate tot anul. Mai depun bilanț?
Da, dacă firma a funcționat vreodată: bilanțul se depune chiar și cu toate cifrele zero. Regula de inactivitate la 5 luni se aplică și firmelor fără activitate.
Cât costă întocmirea unui bilanț la Keez?
Pentru un SRL, întocmirea și depunerea fiecărui bilanț, anual, semestrial sau trimestrial, se tarifează cu o lună de abonament. Tariful e publicat pe pagina de prețuri.
Referințe legale: Legea contabilității nr. 82/1991, art. 10, art. 28 și art. 36; Legea societăților nr. 31/1990; Codul de procedură fiscală, art. 92; Legea nr. 239/2025; Ordinul ministrului finanțelor nr. 2.036/2025.
