TL;DR:
Stocurile, consumabilele, obiectele de inventar, materialele nestocate și mijloacele fixe sunt categorii distincte, iar înțelegerea diferențelor dintre ele e esențială pentru înțelegerea rapoartelor despre firma ta.
Acest articol îți explică simplu și clar ce înseamnă fiecare, cum le recunoști și cum se înregistrează, totul însă fără a te transforma într-un expert în domeniul contabilității.
Ce sunt stocurile și cum le recunoști?
Ai cumpărat marfă, materii prime sau produse pentru revânzare? Atunci ai stocuri.
Problema apare când nu știi când și cum toate acestea se trec pe cheltuieli, mai ales dacă le și produci în firmă.
- Stocurile sunt bunuri păstrate pentru vânzare, procesare sau utilizare în producție.
- Se trec pe cheltuieli doar când sunt vândute sau consumate – nu la achiziție/data facturării.
- Exemple clasice: materii prime, produse finite, marfă.
Dacă le gestionezi corect, ai o imagine clară asupra profitului real. Ce este important de reținut este că dacă stocurile sunt reflectate la o valoare greșită în contabilitate față de realitate (adică, stocurile sunt mai mari), vei avea un profit prea mic. Reciproca este valabilă.
Păstrează evidența clară a stocurilor pentru a evita pierderile nejustificate.
Ce sunt consumabilele și de ce se înregistrează altfel decât stocurile?
Mulți confundă consumabilele cu stocurile. Confuzia vine din faptul că și consumabilele sunt bunuri mici, dar ele nu intră în procesul de producție sau revânzare:
- Consumabilele sunt bunuri cu durată de utilizare scurtă sau cu valoare redusă, care nu sunt destinate revânzării sau producerii altor bunuri.
- Se trec pe cheltuieli imediat la achiziție, nu când sunt folosite.
- Exemple clare: hârtie, pixuri, tonere.
Cu cât identifici mai bine consumabilele, cu atât simplifici lucrurile. Consumabilele nu sunt considerate parte din valoarea stocului. Acestea sunt înregistrate ca cheltuieli imediat ce le achiziționezi.
Ce sunt obiectele de inventar și cum le clasifici corect?
Ai cumpărat un scaun de birou sau un laptop mai ieftin? Nu sunt nici consumabile, nici mijloace fixe. Aici apar des erori – mai ales când nu se ține cont de valoare sau durata de utilizare.
- Obiectele de inventar au o durată scurtă de viață și o valoare sub 2.500 lei.
- Nu se amortizează, dar nici nu dispar din evidență după prima utilizare.
- Exemple: mobilier, unelte, echipamente sub plafonul legal.
Dacă obiectele de inventar sunt înregistrate corect acestea sunt trecute la cheltuieli în luna achizitiei – nu are sens sa se împartă in parti mici și sa se recunoasca pe o perioada lungă de timp. Ține evidența lor până la scoaterea din uz – asta te ajută la inventar și în relația cu ANAF.
Ce sunt materialele nestocate și când trebuie să le folosești?
Ți s-a întâmplat să cumperi materiale pentru o lucrare care au fost folosite imediat?
Acelea sunt materiale nestocate – și da, au un tratament special.
- Nu trec prin gestiune – sunt cumpărate și folosite imediat.
- Nu ai nevoie de evidență de stoc – merg direct pe cheltuială.
- Exemple: șuruburi, vopsea, cabluri cumpărate direct pentru o lucrare.
Toate acestea se evidențiază simplu, fără stocuri și fără documente de transfer. Perfecte pentru activitățile unde viteza de execuție e esențială și nu ai timp să le treci prin gestiune.
Ce sunt mijloacele fixe și de ce trebuie amortizate?
Ai cumpărat un utilaj, o mașină sau o licență software? Vorbim de investiții serioase, nu de cheltuieli rapide.
Este o greșeală sa le consideri cheltuieli. Ele se considera “consumate” pe o perioada mai lunga de timp. Asta înseamnă că pe perioada în care ele aduc venituri – se reflecta o parte din prețul achiziției ca un cost al firmei.
- Mijloacele fixe au valoare de peste 2.500 lei și durată de utilizare mai mare de un an.
- Se folosesc în producție, administrativ sau pentru închiriere.
- Se amortizează, adică se trec pe cheltuieli treptat, în mai mulți ani.
Evidentierea unei părți din achiziția inițială sub forma de amortizare face ca firma sa nu aibă o volatilitate mare a profitului, situație care ar putea să apară dacă toată cheltuiala cu mijlocul fix ar fi acceptata la data cumpărării.
Un birou scump, un ERP, o mașină de firmă – toate trebuie să fie înregistrate și amortizate corect.
Tabel comparativ: cum se diferențiază stocurile, consumabilele, obiectele de inventar, materialele nestocate și mijloacele fixe?
| Categorie | Durată de utilizare | Valoare | Mod de contabilizare | Amortizare |
| Stocuri | – | Orice valoare | La vânzare sau consum | Nu |
| Consumabile | Foarte scurtă | Orice valoare | La achiziție | Nu |
| Obiecte de inventar | Sub 1 an / sub 2.500 lei | Sub 2.500 lei | Integral la achiziție | Nu |
| Materiale nestocate | Imediată | De obicei mică | Direct pe cheltuială | Nu |
| Mijloace fixe | Peste 1 an | Peste 2.500 lei | Amortizare eșalonată | Da |
Ce ai de făcut mai departe?
Dacă ai înțeles diferențele, ești deja cu un pas înainte față de majoritatea antreprenorilor.
Ține minte:
- Stocurile se înregistrează doar când se vând sau se consumă.
- Consumabilele merg direct pe cheltuială.
- Obiectele de inventar nu se amortizează, dar rămân în evidență.
- Materialele nestocate nu intră în gestiune.
- Mijloacele fixe se amortizează pe durata de viață.
Vrei să nu-ți mai bați capul cu clasificările dar și cu declarațiile?
La Keez, facem, pentru peste 8000 de clienți: gestiune, facturare, salarizare și chiar depunerea automată a SAF-T/D406 din 2025.
Lasă grijile contabile în seama noastră. Tu ocupă-te de afacere.
