TL;DR: Factura de avans îți aduce banii înainte de lucrare, dar până livrezi ei sunt o datorie față de client, nu venitul tău. Dacă uiți să închizi avansul când emiți factura finală, declari de două ori TVA-ul de pe avans, iar clientul primește două facturi pentru același serviciu. Avansul se închide pe factura finală, iar în Keez o faci din aplicație, în câțiva pași.
În martie semnezi un proiect de 20.000 lei plus TVA. Clientul plătește jumătate din start, tu emiți factura de avans, banii intră în cont. În mai predai proiectul și emiți factura finală pe toată valoarea.
În iunie te sună clientul. Are de la tine două facturi pentru același proiect și nu știe pe care să o plătească. În decontul tău de TVA, cei 10.000 lei din avans apar de două ori.
Totul pornește de la un pas sărit: avansul nu a fost închis.
Cum emiți o factură de avans găsești în glosarul Keez. Aici e restul drumului: ce înseamnă banii din avans până livrezi și cum îi închizi la final.
De ce ceri avans
Avansul are sens la orice lucrare care durează sau care te costă înainte să o predai.
- Cash-flow. Nu trebuie să finanțezi tu luni de muncă până la factura finală.
- Angajamentul clientului. Un client care a plătit o parte din proiect rămâne în proiect.
- Costurile de execuție. Materialele sau colaboratorii de care ai nevoie pentru lucrare se plătesc din banii clientului, nu din rezerva firmei.
Factura de avans se emite pentru fiecare sumă primită înainte de livrare. Factura finală vine la livrare.
Banii din factura de avans sunt o datorie față de client
Banii intră în cont și aparent poți face ce vrei cu ei. În contabilitate, ei stau ca datorie față de client până în ziua în care livrezi. Dacă proiectul nu se mai face, îi dai înapoi.
De aceea factura de avans nu e venit. Impozitul se calculează abia la factura finală, când serviciul a fost prestat sau bunul livrat.
Un cont plin în martie nu spune cât ai câștigat în martie. El spune cât ți-au plătit clienții dinainte pentru lucrări pe care încă le ai de făcut.
Ce se întâmplă când uiți să închizi avansul
La încasarea avansului, TVA-ul de pe el se datorează în luna în care ai primit banii. La factura finală, TVA-ul se calculează pe toată valoarea proiectului. Dacă avansul nu e închis pe factura finală, partea de avans e taxată de două ori.
Pe exemplul de mai sus, cu TVA de 21%:
| Fără TVA | TVA | |
|---|---|---|
| Factura de avans, martie | 10.000 lei | 2.100 lei |
| Factura finală, mai | 20.000 lei | 4.200 lei |
| TVA datorat pe proiect | 4.200 lei | |
| TVA declarat fără închiderea avansului | 6.300 lei |
Diferența de 2.100 lei e TVA-ul de pe avans, declarat a doua oară. La firmele care aplică TVA la încasare, lucrurile nu stau la fel, pentru că TVA-ul de pe factura finală se datorează abia la încasare.
Clientul vede și el problema, din partea lui. Are o factură de 12.100 lei și una de 24.200 lei pentru un proiect de 24.200 lei cu TVA. Pentru el, arată ca și cum i-ai cere aceiași bani de două ori.
Factura de avans poartă data lunii în care ai încasat banii
Clientul plătește avansul pe 28 octombrie. Factura de avans o emiți cu o dată din octombrie, nu din noiembrie.
Motivul e TVA-ul: el se datorează în luna în care au intrat banii. Așa factura și TVA-ul cad în aceeași lună, iar expertul nu are de potrivit documente din luni diferite.
Dacă emiți factura de avans înainte să primești banii, TVA-ul se datorează în luna emiterii.
Ce se întâmplă când cota de TVA se schimbă între avans și livrare
Pe 1 august 2025, cota standard de TVA a crescut de la 19% la 21%. Proiectele cu avans încasat înainte și livrare după au trecut prin două cote.
Regula: avansul se închide cu cota cu care a fost facturat, iar factura finală se face cu cota de la data livrării.
Un exemplu. Avans încasat în iulie 2025, livrare în septembrie 2025, proiect de 20.000 lei fără TVA.
| Fără TVA | TVA | Total | |
|---|---|---|---|
| Factura de avans, iulie 2025, cota 19% | 10.000 lei | 1.900 lei | 11.900 lei |
| Închiderea avansului, septembrie 2025, cota 19% | -10.000 lei | -1.900 lei | -11.900 lei |
| Factura finală, septembrie 2025, cota 21% | 20.000 lei | 4.200 lei | 24.200 lei |
| Rest de plată pentru client | 12.300 lei |
Clientul a plătit 11.900 lei în iulie și mai plătește 12.300 lei în septembrie. Totalul, 24.200 lei, e prețul proiectului cu cota de 21%, în vigoare la livrare.
Aceeași regulă se aplică la orice schimbare viitoare de cotă.
Dacă proiectul nu se mai face, banii se returnează separat
Clientul renunță după ce a plătit avansul. Factura de avans nu se șterge și nu se anulează, pentru că a plecat deja în e-Factura.
Factura de avans se stornează: emiți o factură cu aceleași sume în minus, fără factură finală. Banii se întorc separat, prin transfer bancar. Plata apare apoi în contabilitate din extrasul de cont, ca orice altă tranzacție.
Două operațiuni diferite, deci: una în facturi, una în bancă. Una fără cealaltă lasă evidența incompletă.
Cum închizi avansul în Keez
Ai acces gratuit la un soft de facturare online modern, integrat direct cu contabilitatea, ca fiecare factură emisă să se înregistreze automat. Avansul îl închizi din aplicație, în una din două variante.
- Pe două facturi. Deschizi factura de avans și apeși Stornează. Stornare e termenul contabil pentru corectarea unei facturi printr-o factură cu sume în minus. Keez generează factura cu sumele în negativ, apoi emiți factura finală pe toată valoarea.
- Pe o singură factură. Copiezi factura de avans cu butonul Copiază, pui cantitatea cu minus, apoi adaugi pe aceeași factură articolele din factura finală. Clientul primește un singur document, cu ce mai are de plătit.
Expertul contabil care preia firma poate verifica la închiderea lunii ce avansuri au rămas deschise.
Nu lucrezi încă cu Keez? Vezi ce include contabilitatea online cu expert contabil.
Întrebări frecvente
Am emis deja factura finală fără să închid avansul. Ce fac?
Deschizi factura de avans și apeși Stornează. Expertul care preia firma vede corecția la închiderea lunii.
Am încasat două avansuri pentru același proiect. Ce închid la final?
Pe amândouă. Factura finală se face pe toată valoarea, iar fiecare avans primit pentru proiect se scade din ea.
Nu sunt plătitor de TVA. Ce se schimbă?
Partea de TVA nu te privește. Restul rămâne la fel: avansul e datorie față de client până livrezi și se închide pe factura finală.
Referințe legale
- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal: art. 282 alin. (2) lit. a) și b) (TVA-ul devine exigibil la emiterea facturii înainte de livrare, respectiv la încasarea avansului), art. 282 alin. (3)-(8) (sistemul TVA la încasare), art. 291 alin. (1), (4) și (6) (cota standard și cota aplicabilă la închiderea avansurilor când cota se schimbă), art. 319 alin. (6) lit. d) (factura pentru avansul încasat).
- Legea nr. 141/2025 privind unele măsuri fiscal-bugetare, publicată în Monitorul Oficial nr. 699 din 25 iulie 2025 (cota standard de TVA de 21% de la 1 august 2025).
Acest articol are scop informativ și nu ține loc de consultanță juridică sau fiscală.
