TL;DR
Dacă firma ta este declarată inactivă fiscal, nu mai poți funcționa normal: facturile tale nu mai sunt deductibile, clienții pot renunța la colaborare și imaginea afacerii este afectată. Vestea bună? Reactivarea este posibilă. Cu Keez, procesul e rapid: dacă ești client, soliciți acest serviciu prin intermediul sistemului de mesagerie Connect și scapi de drumuri inutile la ANAF.
În acest articol afli ce înseamnă inactivarea fiscală, care sunt consecințele, cum recunoști semnele de pericol și ce pași trebuie să faci pentru reactivarea firmei.
Ce este inactivarea fiscală și când apare?
Te întrebi ce înseamnă exact „inactiv fiscal”?
Înscrierea unei firme în Registrul contribuabililor inactivi, administrat de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), reprezintă o sancțiune de natură fiscală cu consecințe severe atât pentru compania în cauză, cât și pentru partenerii săi de afaceri.
O firmă este declarată inactivă fiscal de către ANAF dacă se încadrează în una sau mai multe dintre următoarele situații, conform Codului de procedură fiscală:
- Expirarea valabilității sediului social: Actul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social a expirat.
- Expirarea duratei de funcționare: Perioada pentru care a fost înființată societatea a expirat.
- Nu și-a îndeplinit obligațiile declarative: Nu a depus nicio declarație fiscală pe parcursul unui semestru calendaristic.
- Nu funcționează la sediul declarat: În urma verificărilor, ANAF constată că firma nu desfășoară activitate la domiciliul fiscal înregistrat.
- Inactivitate temporară la Registrul Comerțului: A solicitat și obținut suspendarea temporară a activității.
- Lipsa organelor statutare: Societatea nu mai are administratori sau conducere legal constituită.
- Se sustrage de la controale: A declarat un domiciliu fiscal la care nu poate fi găsită de organele fiscale.
Înainte de a declara o firmă inactivă, ANAF are obligația de a notifica contribuabilul, oferindu-i un termen pentru a remedia neregulile constatate.
Atenție: inactivarea nu înseamnă radiere. Firma există, poti desfășura activitate, însă cele mai grave consecințe sunt legate de TVA și deductibilitate.
Cel mai des, inactivarea apare în urma unei vizite a inspectorilor ANAF la sediul social. Dacă nu găsesc activitate, reprezentanți sau documente, ANAF poate declara firma ta inactivă și o include pe lista contribuabililor inactivi.
De ce verifică ANAF sediile sociale?
Probabil te întrebi de ce atâta interes pentru adresa firmei.
ANAF vrea să prevină apariția firmelor fantomă și a evaziunii fiscale. Dacă inspectorii nu găsesc persoane sau documente la sediu, presupun că firma nu funcționează acolo. Rezultatul? Declararea ca „inactiv fiscal”. Este o măsură dură, dar din perspectiva statului, e singura modalitate de a controla corect contribuabilii.
Care sunt consecințele inactivării fiscale?
Odată înscrisă o firmă în Registrul contribuabililor inactivi, disponibil pentru verificare pe site-ul ANAF, o firmă se confruntă cu o serie de efecte negative majore:
- Anularea codului de înregistrare în scopuri de TVA: firma nu mai are dreptul să deducă TVA pentru achizițiile efectuate.
- Nedeductibilitatea cheltuielilor și a TVA pentru parteneri: Partenerii de afaceri care achiziționează bunuri sau servicii de la o firmă inactivă nu își pot deduce cheltuielile aferente și nici TVA-ul corespunzător la calculul impozitului pe profit, respectiv al taxei pe valoarea adăugată.
- Înscrierea faptei în cazierul fiscal: un cazier fiscal pătat poate împiedica persoana respectivă să mai dețină funcția de administrator în alte societăți.
- Continuarea obligațiilor declarative: chiar dacă este inactivă, firma are în continuare obligația de a depune declarațiile fiscale, sub sancțiunea amenzilor contravenționale.
Aici lucrurile devin serioase.
Practic, activitatea firmei este puternic limitată. Tu pierzi timp, bani și încredere, iar reluarea activității devine complicată.
Cum îți dai seama dacă firma ta e în pericol?
Inactivarea fiscală nu vine din senin. Ai câteva semnale clare:
- Sediu neactualizat la Registrul Comerțului
- Contract de sediu expirat și
- Declarații lipsa sau nedepuse la termen
În cele mai uzuale cazuri (expirarea valabilității sediului și declarații lipsa) ANAF-ul emite o notificare prin care te informează că ai fost inclus în lista contribuabililor pasibili pentru inactivare (esti vizat direct) și îți oferă un răgaz de 30 zile pentru remedierea problemelor, înainte de a emite Decizia de inactivare.
Procedura de declarare a inactivității fiscale nu este uniformă, variind semnificativ în funcție de cauza specifică. Termenul de 30 de zile pentru remediere este aplicabil pentru anumite situații, precum expirarea valabilității sediului social sau lipsa organelor statutare. În schimb, pentru nedepunerea declarațiilor fiscale, procesul prevede un termen de doar 15 zile pentru remediere, care se aplică semestrial, pe baza notificărilor lunare. O altă nuanță importantă este că pentru anumite cauze, precum inactivitatea temporară înscrisă la Registrul Comerțului, nu se acordă un termen de remediere, organul fiscal emițând direct o Decizie de declarare a inactivității.
Principalul și cel mai direct mod prin care o firmă poate afla că este vizată pentru inactivare este primirea unei notificări oficiale de la organul fiscal competent. Ignorarea acestei comunicări este cel mai riscant pas pe care îl poate face o companie.
Dacă recunoști oricare dintre aceste situații, e momentul să acționezi rapid.
Cum poți evita inactivarea fiscală?
Care sunt semnele specifice la care trebuie să fii atent:
1. Nedepunerea declarațiilor fiscale
Acesta este cel mai frecvent motiv de inactivare. Procedura ANAF este clară și se desfășoară în etape, oferind mai multe șanse de îndreptare a situației:
- Notificări lunare: Organul fiscal întocmește lunar liste cu firmele care nu și-au îndeplinit obligațiile declarative și le transmite notificări. Acesta este primul semnal de alarmă.
- Notificarea prealabilă inactivării: Dacă o firmă nu a depus nicio declarație pe parcursul unui întreg semestru calendaristic, ANAF îi va trimite o notificare finală. Acest document informează explicit contribuabilul că are la dispoziție un termen de 15 zile pentru a depune toate declarațiile restante.
- Acțiunea de întreprins: Dacă primiți o astfel de notificare, este crucial să depuneți imediat toate declarațiile menționate. Depunerea acestora în termenul de 15 zile anulează procedura de declarare a inactivității.
2. Probleme legate de sediul social sau sustragere de la control
ANAF poate demara procedura de inactivare dacă o firmă nu este găsită la domiciliul fiscal declarat sau dacă datele furnizate nu permit identificarea acestuia.
- Verificări la fața locului: Inspectorii fiscali sau cei de la Antifraudă se pot deplasa la sediul declarat. Dacă nu găsesc firma funcționând acolo, vor întocmi un proces-verbal de constatare.
- Solicitare scrisă de prezentare la sediul ANAF: Înainte de a întocmi actele finale, organul de inspecție fiscală va trimite, de regulă, o solicitare scrisă prin care invită reprezentantul legal al firmei la sediul său pentru a clarifica situația. Primirea unei astfel de adrese este un indicator clar că firma este sub observație.
- Acțiunea de întreprins: Contactați imediat organul fiscal care v-a trimis solicitarea și prezentați documente care să ateste funcționarea la sediul declarat sau, dacă este cazul, actualizați-vă de urgență datele la Registrul Comerțului și la ANAF.
3. Nereguli administrative (comunicate de ONRC)
Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) comunică periodic către ANAF informații despre statutul firmelor. Anumite situații pot duce la inactivare fiscală aproape automat.
- Expirarea duratei de funcționare a societății: Dacă perioada pentru care a fost înființată firma a expirat.
- Lipsa organelor statutare: Mandatul administratorului a expirat și nu a fost numit un înlocuitor.
- Expirarea duratei deținerii spațiului cu destinație de sediu social: Contractul de comodat sau de închiriere pentru sediul social a expirat și nu a fost prelungit.
În cazul lipsei organelor statutare sau a expirării sediului social, ANAF va transmite o notificare pentru clarificarea situației. În schimb, pentru inactivitatea temporară înscrisă la Registrul Comerțului sau expirarea duratei de funcționare, decizia de inactivare poate fi emisă în doar 5 zile de la primirea datelor de la ONRC, fără o notificare prealabilă.
Prevenția e mai simplă decât corectarea. Ca să nu ajungi pe lista neagră a ANAF:
- Menține contractul de sediu valabil și actualizat la ONRC.
- Asigură-te că există o minimă prezență sau documente la sediu (dacă sediul este cu activitate).
- Actualizează actele firmei imediat ce apar schimbări.
- Lucrează cu un contabil care să te avertizeze din timp (Keez trimite notificări clienților săi, sistemul nu așteaptă ca o persoana sa vizualizeze ceva, el trimite alerte proactiv).
Dacă respecți acești pași simpli, riști mult mai puțin să intri în blocaj.
Cum faci reactivare firmă dacă ești client Keez?
Aici intervine vestea bună. Dacă ești client Keez, procesul de reactivare firmă este la îndemână digital.
Ce trebuie să faci:
- Intri în în chat-ul CONNECT, în tab-ul Admin și soliciți ajutor pentru reactivarea firmei.
- Keez trimite pentru tine solicitarea către ANAF, menționând că firma ta îndeplinește condițiile de funcționare la sediul declarat.
- Primești notificări și actualizări direct în aplicația Keez și scapi de drumuri inutile.
Totul se rezolvă simplu, fără bătăi de cap. Mai mult, la Keez trimite notificări proactive în aplicație. De exemplu, dacă îți setezi în Administrare – Firmă – Adresă – Valabilitate sediu social detaliile legate de contractul de sediu, noi te vom anunța când expiră.
Cum faci reactivare firmă dacă nu ești client Keez?
Situația e diferită. Dacă nu colaborezi cu Keez, trebuie să faci singur toate procedurile:
- Redactezi cererea către ANAF și atașezi anexele necesare, după caz.
- ANAF poate solicita dovezi privind sediul social (contract, certificat constatator de la ONRC etc.)
- Urmărești în SPV soluționarea și răspunzi eventualelor cereri de documente suplimentare.
Rezultatul? Pierzi timp, energie și există riscul respingerii dosarului dacă lipsește ceva.
De ce e important să alegi calea simplă?
Inactivarea fiscală îți poate afecta grav afacerea, dar nu este o situație fără ieșire. Diferența o face modul în care alegi să reacționezi:
- Dacă ești client Keez, aceasta este calea simplă → reactivarea firmei se rezolvă rapid și complet online.
- Dacă nu ești client → te pregătești de drumuri, birocrație și riscuri.
Într-un mediu de business deja complicat, timpul și claritatea sunt resurse critice. De ce să le irosești?
