Plătitor TVA la încasare sau la facturare? Cum alegi corect ca să nu pierzi bani?

TL;DR

Dacă ești antreprenor și ai ajuns să fii plătitor TVA, probabil te întrebi dacă să alegi sistemul de TVA la încasare sau cel clasic, la facturare. TVA la încasare ar putea să te ajute cu cash-flow-ul. Dar nu întotdeauna! În acest articol afli pe scurt ce înseamnă să fii plătitor TVA, cum funcționează TVA la încasare, ce avantaje și dezavantaje are, și mai ales cum iei decizia corectă pentru afacerea ta. Dăm și un exemplu concret, ca să înțelegi mai ușor.

Ce înseamnă să fii plătitor TVA și când devii unul?

Plătitor TVA este orice firmă care ajunge la un anumit prag de venit sau care decide voluntar să intre în sistem.

De ce e important?
Pentru că odată ce devii plătitor TVA, regulile de joc se schimbă. Trebuie să colectezi TVA de la clienți și ai dreptul să deduci TVA din facturile de la furnizori (deducere = nu mai plătești întreaga sumă de TVA colectată la vânzări, ci doar diferența față de TVA-ul pe care l-ai plătit tu la cumpărături).

Cum devii plătitor TVA?

Sunt două variante:

• Când cifra de afaceri depășește 300.000 lei pe an, în mod obligatoriu.
• Prin opțiune, dacă vrei să deduci TVA mai devreme.

Ce înseamnă asta pentru tine?

• Dacă facturezi altor firme plătitoare TVA, ele își vor deduce taxa. Prețul net nu se schimbă pentru ele.
• Dacă vinzi către persoane fizice sau firme neplătitoare, TVA-ul devine un cost suplimentar pentru acel client. Asta poate afecta competitivitatea într-o oarecare măsură.

Reține: Nu e mereu un dezavantaj să fii plătitor TVA. Dacă ai mulți furnizori plătitori TVA, deducerea TVA-ului poate echilibra balanța.

De ce contează structura clienților și furnizorilor când ești plătitor TVA?

Multe firme nu analizează cine sunt clienții și furnizorii lor când devin plătitor TVA. Asta e o greșeală, pentru că TVA-ul poate deveni cost real dacă clientul nu își deduce TVA-ul.

Ce trebuie să faci?

• Identifică cine sunt clienții tăi principali. Dacă sunt persoane fizice, TVA-ul va crește prețul final pentru ei.
• Analizează achizițiile. Dacă ai furnizori plătitori TVA, vei putea deduce taxa și costurile nu vor crește.
• Fă calcule pe net, nu pe brut. Gândește în termeni de preț fără TVA pentru comparație reală.

Beneficiul? Vezi exact cum se schimbă profitabilitatea atunci când devii plătitor TVA.

Pe scurt: Nu toți plătitorii TVA sunt afectați la fel. Structura afacerii decide impactul real.

Cum funcționează plata TVA-ului? Când și cât plătești?

Plătitorii TVA nu știu mereu când au de plătit TVA. Asta duce la probleme de cashflow sau penalități de întârziere.

Cum se calculează TVA-ul?

Simplu:

1. TVA colectat = TVA din facturile emise către clienți.
2. TVA deductibil = TVA din facturile primite de la furnizori.
3. TVA de plată = TVA colectat minus TVA deductibil.

Exemplu concret:

Un client Keez, Firma Servicii Pro Expert SRL a emis facturi de:

• 100.000 lei + 19.000 lei TVA (servicii prestate)

Și are o factură de achiziție:

• 3.000 lei + 570 lei TVA (închiriere auto, deductibil doar 50%)

Calcul TVA:

19.000 lei (colectat) – (570 lei x 50%) = 19.000 – 285 = 18.715 lei de plată.

Când plătești TVA?

• Lunar, dacă ai peste 100.000 euro pe an sau faci achiziții intracomunitare.
• Trimestrial, dacă ai sub 100.000 euro și nu faci achiziții din UE.

Termenul limită? Data de 25 a lunii următoare perioadei fiscale.

Ce este TVA la încasare și cum funcționează?

Mulți antreprenori aud de TVA la încasare și cred că e mereu mai bine. Dar nu pentru toate firmele e soluția ideală.

Ce înseamnă TVA la încasare?

Plătitorii TVA în acest sistem nu plătesc TVA-ul către stat atunci când emit factura, ci când încasează efectiv banii de la client.

Atenție: Același lucru se aplică și pentru deducerea TVA-ului din achiziții. Nu poți deduce TVA decât după ce plătești furnizorul.

Care sunt avantajele dacă ești plătitor TVA la încasare?

Antreprenorii aleg TVA la încasare ca să-și protejeze lichiditățile.
Dar acest sistem are avantaje clare doar în anumite situații.

Când e bine să alegi TVA la încasare?

• Când clienții plătesc cu întârziere. În acest caz, nu trebuie să achiți TVA-ul din banii proprii.
• Când ai multe creanțe neîncasate. Eviți să plătești TVA pe facturi neplătite.
• Dacă ești firmă mică, cu rulaj sub 4.500.000 lei, poți beneficia legal de această facilitate.

Marele avantaj: Îți protejezi cashflow-ul și nu blochezi bani în TVA pentru sume neîncasate.

Care sunt dezavantajele dacă ești plătitor TVA la încasare?

Pare tentant să alegi TVA la încasare, dar există riscuri și complicații.

De ce poate fi o capcană TVA la încasare?

• Trebuie să monitorizezi perfect toate încasările. Un extras de cont uitat poate însemna TVA neraportat la timp.
• Partenerii tăi nu își pot deduce TVA-ul până nu îți plătesc factura. Unele firme mari evită astfel de colaborări.
• Dacă încasezi avansuri, TVA-ul se plătește imediat. Nu mai există avantaj de cashflow.

Când NU este bine să alegi TVA la încasare?

Uneori, TVA la încasare blochează mai mult decât ajută.

Situații în care e mai bine să rămâi pe TVA la facturare:

• Dacă ai clienți care plătesc rapid, sistemul TVA la încasare nu îți aduce beneficii reale.
• Dacă faci multe achiziții și plăți rapide, întârzierea deducerii TVA îți blochează banii.
• Dacă ai o firmă stabilă financiar, e mai simplu să gestionezi TVA la facturare, cu mai puțină birocrație.

Exemplu: Ce a ales un client Keez “Servicii Pro Expert SRL” (nume fictiv)?

Firma “Servicii Pro Expert SRL” (nume fictiv) este o firmă de servicii IT (firmă reală, din portofoliul Keez). În primele 6 luni ale anului a avut:

• Cifra de afaceri: 390.000 lei
• Termen de plată: 2 săptămâni, încasări la timp.

Decizia lor? Au ales TVA la facturare, nu la încasare. De ce?

• Încasează rapid, deci TVA la încasare nu le aduce beneficii.
• Au multe cheltuieli deductibile (furnizori, software, chirii). Dacă ar fi ales TVA la încasare, deducerea TVA s-ar fi amânat și ar fi blocat bani în firmă.
• Nu vor să complice relațiile cu clienții care își doresc deducerea TVA imediat.

Ce înseamnă pentru tine decizia corectă?

Nu există o soluție universal valabilă.

Cum iei decizia potrivită?

• Dacă ai clienți care plătesc greu, ia în calcul TVA la încasare.
• Dacă încasezi rapid și ai cheltuieli mari, mai bine rămâi pe TVA la facturare.
• Analizează-ți atent fluxul de numerar și structura clienților.

Ce faci mai departe?

TVA-ul nu trebuie să fie o povară. Cu informațiile potrivite și cu ajutorul unui partener de contabilitate online precum Keez, iei decizii mai bune și păstrezi mai mulți bani în firmă.