TL;DR: Ca administrator, primești în firmă tot ce trece prin e-Factura – inclusiv facturi pe care nu le-ai cerut niciodată. Vestea bună: nu trebuie să le vânezi tu prin SPV și nu trebuie să te bazezi pe noroc. Cu Keez, factura ajunge întâi la tine. Nu se pierde, nu intră singură în contabilitate – stă și așteaptă decizia ta. Tu te uiți un minut, tu spui ce merge mai departe, iar în contabilitate intră doar ce aprobi tu. Restul e treaba expertului contabil. Asta e ordinea firească: tu ai controlul, nu invers. Vezi în acest articol cât de simplu e atunci când ești client Keez.
Cum arată fluxul e-Factura cu Keez
La Keez, e-Factura este integrată în platformă înainte de expertul contabil. Factura ajunge mai întâi la tine, nu se pierde – tu decizi ce se întâmplă cu ea.
Facturile ajung la tine primele. Sistemul Keez preia automat facturile din e-Factura la fiecare 30 de minute și ți le arată în secțiunea Inbox, fără să folosești semnătura ta digitală la fiecare verificare.
O factură în Inbox nu este o factură înregistrată. Asta e partea importantă. Documentul stă acolo până iei o decizie. Ai trei variante:
- Trimite în contabilitate – factura intră în fluxul contabil și se înregistrează.
- Ignoră – factura e marcată ca analizată, fără să ajungă în contabilitate. O folosești când e un duplicat sau când nu e o factură a firmei tale.
- Refuză – factura e marcată ca analizată și pleacă un mesaj către furnizor, prin serverul ANAF.
Deciziile se iau și din aplicația mobilă, dintr-un singur gest, în lista de facturi neanalizate.
Poți da acces unui coleg fără să dai acces la tot. În Keez, numărul de utilizatori nu influențează costul abonamentului, iar utilizatorii pot avea drepturi limitate.
Rezultatul e simplu: în contabilitate ajung doar facturile aprobate. Iar expertul tău contabil nu mai trebuie să ghicească ce ai comandat și ce nu. Volumul de verificări cerut azi de sistemul fiscal a devenit enorm pentru oricine îl duce singur – noi am ales să mutăm decizia acolo unde există răspunsul, adică la tine, și să lăsăm expertului partea de contabilitate.
Circuitul e-Factura dacă nu ești client Keez
Dar fără un flux ca cel de la Keez, cum arată realitatea? Uneori primești în SPV o factură de la o firmă necunoscută – sumă mică (499 lei + TVA), descriere vagă („Servicii IT”), fără să fi comandat nimic. Dacă o lași să intre în contabilitate, la un control tu ești cel care trebuie să dovedească că serviciul a existat. Așa că întrebarea reală nu e „cum recunosc o factură fictivă”, ci „cine se uită la facturile mele și când”. Uite cum arată variantele curente.
| Varianta | Cum funcționează | Unde nu e ok |
|---|---|---|
| Aștepți PDF-ul de la furnizor | Primești, eventual, o copie pe e-mail | PDF-ul nu e originalul și nu știi dacă factura a venit și prin e-Factura |
| Intri singur în SPV | Te autentifici cu semnătura ta și cauți facturile | E greoi și lent, așa că o faci rar – nu zilnic |
| Verifici în alt soft cu acces la SPV | Te uiți acolo, apoi trimiți aprobarea pe e-mail contabilului | Aprobarea trăiește în afara contabilității, fără urmă lângă document |
| Delegi unui angajat | Îl împuternicești în SPV, prin formularul 152 | Împuternicirea nu se poate limita la facturi: persoana vede tot, inclusiv salariile |
| Îi ceri contabilului să descarce facturile | Fie ți le trimite la aprobat, fie le aprobă el și verificați ulterior | Ori intri într-un du-te-vino perpetuu, ori pierzi controlul deciziei |
Toate cinci au același defect: verificarea se întâmplă târziu, în altă parte decât contabilitatea, sau deloc.
Mai e un termen de care merită să ții cont. Facturile din RO e-Factura rămân disponibile pentru descărcare în SPV 60 de zile de la publicare. După acest interval, ANAF le arhivează, iar recuperarea lor cere o solicitare separată. Deci „mă uit la finalul trimestrului” nu e o strategie.
Un minut pe zi: la ce merită să te uiți
Indiferent cu cine lucrezi, acestea sunt lucrurile la care merită să te uiți:
- Uită-te zilnic, nu lunar. Un minut pe zi înseamnă că nicio factură nu intră în contabilitate fără ca cineva să o fi văzut.
- Pornește de la o singură întrebare: am comandat asta? Dacă răspunsul nu e un „da” clar, factura nu se aprobă până nu se lămurește.
- Nu te liniști pentru că suma e mică. Sumele mici sunt exact instrumentul schemei. Ele trec.
- Verifică emitentul, nu doar descrierea. „Servicii IT” de la un partener cu care nu ai relație comercială e un semnal, nu o coincidență.
- Nu ține aprobarea pe e-mail. Decizia trebuie să rămână lângă document, nu într-un șir de emailuri pe care nu-l mai găsește nimeni peste un an.
- Nu confunda copia PDF cu originalul. Pentru achizițiile din România, documentul cu valoare fiscală este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Nu e o formalitate: destinatarul care primește și înregistrează o factură B2B prin alte mijloace decât RO e-Factura riscă o amendă de 15% din valoarea facturii.
De ce validarea ANAF nu înseamnă factură verificată
Aici e presupunerea cea mai costisitoare: dacă o factură a trecut prin ANAF, înseamnă că e „verificată”. ANAF verifică fișierul, nu realitatea economică din spatele lui.
| Ce confirmă validarea ANAF | Ce nu confirmă nimeni în locul tău |
|---|---|
| Structura fișierului XML este corectă | Că serviciul a fost prestat |
| Câmpurile obligatorii sunt completate | Că ai comandat ceva |
| Emitentul este identificat fiscal | Că prețul corespunde unei înțelegeri |
| Factura primește sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și indexul ANAF | Că nu dublează un document deja înregistrat |
După validare, sistemul atașează sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și un număr de înregistrare. Fișierul XML împreună cu acest sigiliu formează exemplarul original al facturii. Cu alte cuvinte, documentul poate fi impecabil ca formă și complet nejustificat ca fond.
Validarea tehnică nu înlocuiește decizia ta. Ea confirmă doar că documentul poate fi citit de sistem. Restul rămâne o decizie de business, iar detaliile despre cum funcționează sistemul le găsești în ghidul e-Factura pentru antreprenori.
Documentul e verificat și tehnic. Sigla verde din dreptul unei facturi confirmă că sigiliul Ministerului Finanțelor aparține exact acelei facturi. Dacă cineva încearcă să modifice o factură și să o încarce cu sigiliul original, sistemul semnalează neconcordanța.
Preluarea se face pe baza unei procuri notariale date o singură dată pentru firma ta, iar Keez descarcă originalele facturilor, cu sigiliul Ministerului Finanțelor cu tot.
Ce faci concret, chiar de azi
Dacă lucrezi deja cu Keez, intră o dată pe zi în e-Factura, secțiunea Inbox, și golește lista. Îți ia mai puțin de un minut.
Dacă nu ești client Keez, alege un moment fix din zi în care verifici ce ți-a intrat în SPV și păstrează deciziile undeva unde le mai găsești peste un an. Iar dacă vrei ca fluxul să arate altfel, scrie-ne și îți arătăm cum e să fii client și cum funcționează pe firma ta.
Întrebări frecvente
Ce înseamnă, de fapt, că ANAF a validat o factură primită?
Înseamnă că fișierul XML respectă structura cerută și că datele obligatorii sunt completate. Sistemul îi atașează sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și un index. Validarea nu spune nimic despre faptul că serviciul a fost prestat sau că tu l-ai comandat.
Sunt obligat să plătesc o factură pe care nu am comandat-o?
Factura reflectă o tranzacție. Dacă tranzacția nu a existat, nu ai ce înregistra în contabilitate. Folosește opțiunea Refuză în e-Factura și păstrează dovada deciziei. Atenție: refuzul nu șterge factura din sistem – e un mesaj prin care anunți emitentul, iar anularea efectivă se face prin stornare, de către cel care a emis-o. Dacă emitentul insistă sau apar pretenții formale, discută situația cu expertul tău contabil și, dacă e cazul, cu un avocat.
Care e diferența dintre Ignoră și Refuză?
Ignoră marchează factura ca analizată și o ține în afara contabilității, fără să anunțe pe nimeni. Refuză face același lucru, dar trimite și un mesaj către furnizor prin serverul ANAF. Pentru o factură nesolicitată, Refuză e opțiunea care lasă urmă.
Ce fac dacă am înregistrat deja o factură fictivă?
Spune-i expertului contabil imediat. Cu cât se prinde mai devreme, cu atât corecția e mai simplă – o factură dintr-o lună deja închisă și raportată se rezolvă altfel decât una din luna curentă.
Poate un angajat să verifice facturile în locul meu?
În SPV, doar prin împuternicire, cu formularul 152 – iar împuternicirea nu se poate limita la facturi: persoana vede toate datele firmei, inclusiv salariile. În Keez, da: creezi un utilizator cu drepturi limitate, fără cost suplimentar.
Ce se întâmplă cu facturile mai vechi de 60 de zile?
După 60 de zile de la publicare, ANAF arhivează documentele din SPV și nu mai pot fi descărcate direct. Recuperarea lor cere o solicitare specială. Facturile deja preluate în platformă nu sunt afectate de acest termen.
Îmi ajunge PDF-ul primit de la furnizor pe e-mail?
Nu. Pentru achizițiile din România, documentul justificativ recunoscut este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Copia PDF sau factura trimisă pe e-mail nu înlocuiesc originalul din RO e-Factura.
