Administratorul unui SRL: drepturi, obligații și răspundere

Administratorul unui SRL este persoana care conduce firma și o reprezintă în fața partenerilor, a băncii și a statului. Responsabilitățile administratorului de SRL țin de patru lucruri: reprezentarea firmei, respectarea legii, contabilitatea și relația cu asociații.

Obligațiile nu se schimbă nici când ești asociat unic, nici când lucrezi cu un contabil.

Răspunderea limitată a SRL-ului îl protejează pe asociat, nu pe administrator. Asociatul riscă banii puși în capitalul social. Administratorul poate fi obligat să plătească din banii lui prejudiciile produse firmei sau creditorilor.

Actualizat 12 octombrie 2026 · Verificat de echipa de experți Keez

Cine poate fi administrator

Poate fi administrator orice persoană cu capacitate deplină de exercițiu, adică are cel puțin 18 ani și nu e pusă sub interdicție. Nu trebuie să fie asociat și nu trebuie să fie cetățean român. Un SRL poate avea unul sau mai mulți administratori, numiți prin actul constitutiv sau de adunarea generală a asociaților (AGA).

Nu pot fi administratori persoanele declarate incapabile și cele condamnate definitiv pentru fapte precum gestiune frauduloasă, delapidare, fals, evaziune fiscală, spălare de bani sau corupție. Unele profesii, de exemplu magistrații și avocații, au propriile reguli de incompatibilitate.

La numire, Registrul Comerțului verifică cazierul fiscal al viitorului administrator. Persoanele străine care nu sunt înregistrate fiscal în România dau, în locul certificatului de cazier fiscal, o declarație autentică pe propria răspundere.

Orice schimbare a administratorului se înregistrează la Registrul Comerțului, cu actul modificator și forma actualizată a actului constitutiv.

Drepturi și obligații

Administratorul semnează în numele firmei contracte și documente oficiale și ia deciziile de care firma are nevoie ca să-și facă activitatea, în limitele din actul constitutiv. Dreptul de reprezentare îl poate delega doar dacă actul constitutiv permite asta expres. O delegare făcută fără acest drept îl face răspunzător solidar cu persoana care l-a înlocuit.

Obligațiile au termene și au consecințe:

Contabilitatea. Răspunzi de organizarea corectă a contabilității și semnezi situațiile financiare anuale. Contabilul înregistrează documentele, dar încadrarea fiscală a fiecărei cheltuieli o alegi tu.
Banii firmei. Fondurile firmei se folosesc doar pentru activitatea ei. Dacă plătești din contul firmei vacanța familiei, ai scos bani din firmă fără justificare. Legal, banii ajung la asociat ca dividende sau ca restituire a unui împrumut făcut firmei.
Inventarul. Organizezi inventarierea patrimoniului cel puțin o dată pe an și aprobi rezultatele.
Registrele. Ții registrul asociaților și registrele contabile cerute de lege.
Conformitatea legală. Răspunzi ca firma să respecte legislația fiscală, Codul muncii și reglementările GDPR, plus raportările specifice, cum e SAF-T.
AGA. Convoci adunarea asociaților cel puțin o dată pe an, pentru aprobarea situațiilor financiare, și execuți hotărârile ei.
Loialitatea. Acționezi cu bună-credință, exclusiv în interesul firmei, nu al tău sau al unor terți.
Prudența și diligența. Gestionezi afacerile firmei cu grija unui profesionist: nu iei decizii la întâmplare și nu ignori riscuri evidente.
Conflictul de interese. Dacă o operațiune te avantajează personal, declari conflictul și nu participi la decizie.
Insolvența. Când firma nu își mai poate plăti datoriile și asociații nu acoperă pierderile, ceri deschiderea procedurii de insolvență.

Arhiva firmei e responsabilitatea ta. Registrele contabile și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, inclusiv statele de salarii, al căror termen a scăzut de la 50 la 5 ani din 2023. Termenul scurtat nu înseamnă că poți distruge automat arhivele mai vechi: verifică cu contabilul înainte, mai ales pentru documentele relevante la stagiul de cotizare. Documentele primite digital, cum sunt e-Facturile, rămân în format digital, iar bonurile fiscale de achiziție le păstrezi în original.

Răspunderea administratorului

Administratorul răspunde pe patru căi: civil, penal, prin amenzi și prin revocare. Faptul că firma lucrează cu un contabil nu mută niciuna dintre ele pe altcineva.

Față de firmă, administratorii răspund solidar pentru:

vărsămintele făcute de asociați la capitalul social;
existența reală a dividendelor plătite;
existența și ținerea corectă a registrelor cerute de lege;
îndeplinirea exactă a hotărârilor AGA;
îndeplinirea obligațiilor impuse de lege și de actul constitutiv.

Cu banii proprii. Administratorul poate fi obligat să acopere din patrimoniul personal prejudiciile produse firmei sau terților, de exemplu creditorilor. Cazurile tipice sunt ducerea intenționată a firmei spre faliment, încălcarea regulilor privind capitalul social și tranzacțiile făcute în conflict de interese.

Față de ANAF. În condițiile prevăzute de lege, ANAF poate atrage răspunderea solidară a administratorului pentru datoriile fiscale ale firmei. Decizia se înscrie în cazierul fiscal, pe care Registrul Comerțului îl verifică la fiecare nouă numire.

Penal. Gestiunea frauduloasă, delapidarea, falsul, înșelăciunea și infracțiunile legate de insolvență se pedepsesc penal și pot aduce interdicția de a mai ocupa funcția de administrator.

Amenzi. Actele depuse cu întârziere la Registrul Comerțului sau raportările nerespectate, cum e SAF-T, se sancționează cu amenzi de la instituția competentă.

Revocare. Asociații te pot revoca oricând din funcție, mai ales dacă nu îți îndeplinești obligațiile.

Pe ce căi răspunde un administrator SRL

Contract de mandat vs. CIM

Pentru un administrator care e și asociat unic, contractul de mandat e varianta cu cele mai puține formalități. CIM-ul lasă un venit net mai mare la același salariu brut, dar aduce toate obligațiile de angajator.

Contractul de mandat se încheie doar cu administratorul numit în actul constitutiv, pe baza legii societăților și a Codului civil. Nu se declară în REGES, nu ajunge la ITM și nu cere program de lucru, dosar de personal sau aviz de la medicina muncii.

CIM-ul ține de Codul muncii. Presupune subordonare, program de lucru, declarare în REGES înainte de prima zi de lucru, dosar de personal, contract de sănătate și securitate în muncă și aviz de la medicina muncii. Salariatul are concediu de odihnă garantat de lege, iar administratorul pe mandat are concediu doar dacă îl negociază în contract.

Contribuțiile sunt aceleași în ambele cazuri: CAS, CASS, impozit pe venit și CAM. Ambele contracte contează la stagiul de cotizare pentru pensie. Diferența de net vine din facilitățile pe care Codul fiscal le dă doar contractelor de muncă.

Exemplu la salariul minim brut de 4.325 lei, în vigoare din 1 iulie 2026:

pe CIM, primești net 2.699 lei, pentru că se aplică suma neimpozabilă de 200 lei și deducerea personală;
pe contract de mandat, primești net circa 2.530 lei, fără cele două facilități.

Contractul de mandat îndeplinește condiția de salariat pentru regimul de microîntreprindere dacă remunerația e cel puțin la nivelul salariului minim brut.

Contract de mandat sau CIM pentru administrator SRL

Când crește salariul minim, faci act adițional la mandat. Dacă remunerația rămâne sub noul minim, firma nu mai îndeplinește condiția de salariat și riscă să treacă la impozit pe profit. Nu încheii un contract nou, ajunge un act adițional de majorare a remunerației.

Beneficiile extrasalariale nu merg pe mandat. Pe CIM poți da tichete de masă, vouchere de vacanță, abonamente la sală sau asigurări medicale private, în limitele legale. Pe mandat, singura facilitate permisă e tichetul de masă. Un abonament la sală plătit de firmă administratorului pe mandat poate fi reîncadrat de ANAF drept cheltuială personală și impozitat suplimentar. Vorbește cu contabilul înainte să acorzi un astfel de beneficiu.

Dacă lucrezi cu Keez, modelul de contract de mandat și hotărârea AGA care îl aprobă le descarci din Dicționare, secțiunea Formulare.

Avantajul Keez

Răspunderea față de stat rămâne a administratorului și când lucrezi cu Keez. Se schimbă cine plătește pentru o greșeală care nu e a ta.

Jurnalul de TVA, bilanțul și declarațiile sunt întocmite și depuse la timp, fără să ții tu evidența termenelor. Iar Keez își asumă contractual răspunderea: dacă apar erori din vina Keez care duc la amenzi, compania acoperă prejudiciul.

Pentru deciziile de pe pagina asta, de la actul adițional la mandat până la un beneficiu extrasalarial, îl întrebi pe contabilul tău în Connect.

Întrebări frecvente

Cine poate fi administrator de SRL?

Orice persoană cu capacitate deplină de exercițiu, asociată sau nu, română sau străină, care nu e declarată incapabilă și nu a fost condamnată definitiv pentru fapte precum evaziunea fiscală, delapidarea sau falsul. La numire, Registrul Comerțului îi verifică și cazierul fiscal.

Ce răspundere are administratorul?

Răspunde solidar față de firmă pentru capitalul vărsat, dividende, registre și hotărârile AGA. Poate răspunde cu patrimoniul personal pentru prejudiciile produse firmei sau creditorilor, răspunde penal pentru fapte precum gestiunea frauduloasă și poate primi amenzi sau poate fi revocat de asociați.

Contract de mandat sau CIM pentru administrator?

Mandatul are mai puține formalități: nu se declară în REGES și nu cere dosar de personal sau medicina muncii. CIM-ul lasă un net mai mare la același brut, dar aduce obligațiile de angajator. Pentru regimul de microîntreprindere contează ambele, dacă remunerația e cel puțin salariul minim brut, iar CIM-ul e cu normă întreagă.

Poate fi asociatul și administrator?

Da. Asociatul unic poate fi și administratorul firmei, iar într-un SRL cu mai mulți asociați oricare dintre ei poate fi numit administrator. Obligațiile și răspunderea sunt aceleași ca pentru un administrator care nu deține părți sociale.

Referințe legale: Legea nr. 31/1990 privind societățile, Codul civil (contractul de mandat), Legea contabilității nr. 82/1991, Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, OG nr. 39/2015 privind cazierul fiscal, Legea nr. 85/2014 privind insolvența, HG nr. 146/2026 privind salariul minim.

Ai o întrebare despre situația firmei tale?

Dacă ești deja client Keez, scrie-i contabilului tău pe chat. Dacă nu, lasă-ne datele în formularul de mai jos și te sunăm noi.