Sistemul e-Factura – probleme și soluții

Nu mai este mult până când sistemul electronic RO e-Factura va deveni obligatoriu în România. De aceea, vrem să știi la ce trebuie să te aștepți de la 1 ianuarie 2024. Află în acest articol ce trebuie să ai în vedere odată cu migrarea de la factura pe hârtie la factura electronică.

În primele 6 luni ale anului 2024 vor funcționa și facturile pe hârtie în paralel cu e-Factura. În primele 3 luni ale anului 2024 nu se vor da amenzi. De la 1 aprilie până la sfârșitul lunii iunie se vor da amenzi pentru nedepunerea facturilor electronice pe portalul ANAF, dar vor putea fi acceptate la primire și facturile standard.

De la 1 iulie însă, toate facturile vor fi depuse și primite prin serverul ANAF. Dacă de la această dată vei alege să primești în continuare și facturi pe hârtie trebuie să verifici dacă acestea au fost încărcate și pe ANAF și dacă sunt corecte. În caz contrar, factura nu va fi luată în considerare.

Astfel, pentru a putea înțelege mai bine este nevoie să discutăm despre e-Factura din două perspective: cea a facturilor emise și cea a facturilor primite. Lucrurile se schimbă în ambele cazuri.

Facturile emise

În primul rând, trebuie să ai mare grijă ca factura pe care o faci să fie corectă, să te asiguri că partenerul tău are toate datele actualizate corect, iar mai apoi, în maxim 5 zile calendaristice de la data facturii, să o încarci pe portalul ANAF. Dacă nu folosești un soft de facturare, cu siguranță vei avea nevoie de unul odată cu e-Factura.

Trebuie să știi că toate facturile pe care le vei depune la ANAF vor fi doar în format XML. Poți să te gândești la acest fișier XML ca fiind o bază de date care conține toate informațiile vizibile, dar și invizibile din factura ta. După ce ai depus factura pe ANAF, va trebui să verifici dacă este corectă sau greșită.

În cazul în care factura este greșită, sistemul te va atenționa că există greșeli, însă într-un limbaj nu foarte ușor de interpretat. Vei fi nevoit să refaci factura și să o depui din nou până când este validată corect. Întregul proces, de la crearea facturii și până la depunerea și verificarea acesteia pe portalul ANAF, va necesita timp în plus.

Ce probleme există la facturile emise

1. Management al facturilor. Odată ce ai depus factura la ANAF vei fi nevoit să îți amintești mereu să verifici dacă a fost depusă corect, iar timpul de așteptare poate dura de la 1 minut la peste jumătate de oră.
2. Semnătură electronică. Dacă vrei să depui singur facturile pe portalul ANAF vei avea nevoie de o semnătură electronică. Doar după ce te vei autentifica cu semnătura ta digitală vei putea depune și valida facturile.
3. Modificarea facturilor deja încărcate. Dacă din orice motiv factura deja depusă la ANAF trebuie modificată, ai 2 posibilități:

• Refaci factura cu mențiunea că factura a fost refăcută și o încarci pe ANAF;
• Faci storno pe factura greșită (faci factura cu ”minus”), o încarci pe ANAF, apoi faci factura nouă și o încarci și pe asta. Practic, o factură greșită generează alte două facturi.

Tot acest sistem va genera niște costuri suplimentare, nu neapărat în bani, ci mai mult în timp, mai ales dacă te afli în situația în care ai de făcut 50 de facturi/zi. Este foarte dificil să le urmărești pe toate.

Facturile primite

De la 1 iulie orice persoană juridică din România nu va mai avea obligația să îți dea facturile fizic. Aceste facturi trebuie încărcate obligatoriu în e-Factura, iar tu trebuie să le descarci de acolo. Nici nu ar fi recomandat să mai accepți facturi în format fizic dacă acestea nu există și în SPV (Spațiul Privat Virtual) pentru că se va considera că faci evaziune fiscală. Astfel, pentru a putea fi sigur că nu dai greș, ar fi mai bine să accepți doar facturile din sistemul e-Factura. Însă, acest lucru vine și cu câteva probleme.

Ce probleme apar la facturile primite

1. ANAF va publica facturile în format XML. Aceste fișiere nu pot fi citite cu ochiul liber decât de persoanele care știu să lucreze cu astfel de fișiere. Din acest motiv va fi nevoie să le convertești din XML în PDF ca să le poți citi și să poți vedea dacă aprobi sau nu factura respectivă. De exemplu, este foarte posibil ca o factură să ajungă din greșeală la tine pentru că furnizorul a greșit CUI-ul.
2. Vei avea nevoie de o modalitate de arhivare. Vei fi nevoit să descarci toate facturile și să le salvezi în format digital. Odată cu eliminarea hârtiei, această factură digitală are valoare fiscală și trebuie păstrată la loc sigur. Mai mult, trebuie să ai grijă să le descarci în maxim 60 de zile pentru că vor dispărea de pe ANAF după această perioadă. Locul în care veți alege să le păstrați trebuie să fie unul securizat și să aibă inclus un backup. Nu este recomandat doar să le stocați pe un hard disk local.

e-Factura cu Keez

Clienții Keez nu vor fi afectați de schimbările generate de e-Factura. Keez este perfect compatibil cu e-Factura. Totul la Keez este deja digitalizat, iar această schimbare nu face decât să ajute la eficientizarea procesului de contabilitate online. La Keez ai garanția că:

• Facturile sunt mereu corecte. Toate datele și adresele firmelor sunt actualizate în fiecare seară de la ANAF. Odată ce ai introdus CUI-ul firmei, toate datele sunt preluate automat. Mai mult, sistemul se asigură că ai completat toate câmpurile obligatorii.
• Facturile emise cu Keez se depun automat la ANAF. Odată ce ai salvat factura, Keez o va depune automat la ANAF de la 1 ianuarie 2024. Dacă dorești să o modifici, trebuie doar să o refaci în Keez. Atât de simplu!
• Keez va descărca toate facturile de la furnizori și le va salva în cloud. Nu va mai fi nevoie să le salvezi tu pentru că o va face Keez pentru tine. Vei avea garanția că toate facturile tale sunt la loc sigur.
• Facturile tale vor fi ușor de citit. Keez îți va descărca automat facturile de pe portalul ANAF și va transforma XML-ul într-un format ușor de citit. Vei putea vizualiza oricând în aplicație ce facturi noi ai.
• Aprobarea facturilor. Singurul lucru pe care va trebui să îl faci este să verifici dacă facturile pe care le-ai primit sunt facturile tale și să le accepți. După ce ai aprobat facturile, ele se vor înregistra automat în contabilitatea ta și se vor păstra și în cloud.