TL;DR: Dovada prestării serviciilor nu stă în factură: factura arată că s-a emis un document, nu că serviciul s-a făcut. Pentru fisc, un serviciu e real când a existat și firma avea nevoie de el. Fără documente care arată asta riști să dai înapoi TVA-ul dedus și să pierzi cheltuiala. Pentru fiecare serviciu important păstrează patru documente: contractul, livrabilul, corespondența și confirmarea. Dacă ești client Keez și vinzi servicii, atașezi dovada direct la factura pe care o emiți.
În martie ai plătit o factură de „servicii consultanță”. Peste doi ani, cineva te întreabă ce consultanță ai primit, de la cine și la ce i-a folosit firmei. Contractul e într-un mail vechi, raportul l-a păstrat furnizorul, iar colegul care a lucrat cu el a plecat.
Factura e acolo. Dovada prestării serviciilor lipsește.
Facturile de servicii se verifică pe baza analizei de risc: un caz anunțat de ANAF pe 9 octombrie 2026, cu facturi fără servicii reale în spate, a fost găsit exact așa. Cum recunoști o factură care nu are ce căuta în contabilitate afli din articolul despre facturi fictive în e-Factura. Aici e cealaltă jumătate: cum arăți că facturile tale bune sunt bune.
Ce înseamnă un serviciu real și ce e dovada prestării serviciilor
Un serviciu e real când îndeplinește două condiții: a existat, adică cineva a făcut o muncă pe care o poți arăta, și firma ta avea nevoie de el pentru activitatea ei.
Dovada prestării serviciilor sunt documentele care arată aceste două lucruri: ce s-a cerut, ce s-a livrat și că ai primit. Factura nu e o dovadă. Ea arată doar că o firmă a facturat alteia.
La un bun, dovada se vede: marfa a intrat în stoc, utilajul stă în hală. La un serviciu nu rămâne nimic pe raft. Consultanța, marketingul, programarea sau intermedierea lasă urme doar dacă le păstrezi tu.
Când dovada lipsește, consecința cade pe firma care a cumpărat serviciul: poți fi pus să dai înapoi TVA-ul dedus, iar la firmele cu impozit pe profit cheltuiala nu mai scade profitul. Dacă vinzi servicii, te privește și pe tine: clientul vine la tine după documente.
Dovada începe cu descrierea serviciului din factură și continuă cu patru documente pe care le păstrezi. Le găsești pe rând mai jos.
Descrierea din factură: „servicii conform contract” nu spune ce s-a făcut
Factura trebuie să cuprindă denumirea serviciilor prestate. „Servicii conform contract” nu e o idee bună: spune că există un contract, dar nu ce ai primit.
O descriere bună răspunde la două întrebări: ce serviciu și pentru ce perioadă sau proiect. Trimiterea la contract vine la final, ca adaos.
| Descriere slabă | Descriere bună |
|---|---|
| Servicii conform contract | Administrare campanii Google Ads pentru magazinul online, 1-31 octombrie 2026, conform contract nr. 14/2026 |
| Consultanță | Consultanță pentru alegerea unui program de gestiune a stocurilor, trei sesiuni în septembrie 2026, conform comenzii nr. 7 |
| Servicii IT | Dezvoltare modul de raportare a vânzărilor, etapa 2 din 3, conform contract nr. 22/2026 |
La un serviciu care se repetă lunar, luna deosebește o factură de alta: „Mentenanță site și actualizări de securitate, octombrie 2026, conform contract nr. 3/2026”.
Descrierea bună se scrie în câteva secunde, la emitere. Reconstituită peste doi ani, te costă zile.
Dovada prestării serviciilor: ce documente păstrezi
Pentru fiecare serviciu important, păstrează patru documente:
- Contractul sau comanda. Ce s-a cerut, cât costă, când se livrează. O comandă trimisă pe mail și acceptată de furnizor e tot o comandă.
- Un livrabil verificabil. Raportul, codul, linkul către campanie, pozele de la eveniment, lista de participanți la training.
- Corespondența. Mailurile în care s-a discutat lucrarea, cererile de modificare, întrebările și răspunsurile.
- Confirmarea sau recepția. Un proces-verbal de recepție sau un mail în care spui că ai primit ce ai cerut.
Plata nu o mai pui separat: o ai deja în extrasul de cont. Asigură-te doar că extrasul e și la tine, nu doar la contabil.
Ce e „serviciu important” decizi tu. Abonamentul la un program de mail nu cere documente în plus. Un contract de consultanță sau o campanie de marketing de câteva luni, da.
Documentele strânse îi ușurează munca și expertului tău contabil. Descrierea clară îi spune ce înregistrează, la închiderea lunii are mai puține întrebări de pus, iar dacă vine un control, documentele sunt deja strânse.
Documentele le strângi când se termină lucrarea, nu când vine o întrebare.
Le păstrezi cel puțin cât poate verifica ANAF: cinci ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care ai primit factura.
Semnalele care cer atenție la furnizor
Avans mare fără livrabil. Ai plătit la început și nu ai primit încă nimic de arătat. Cere un livrabil intermediar înainte de următoarea plată.
Furnizor inactiv sau radiat. Facturile de la o firmă declarată inactivă nu îți dau, cât e inactivă, nici deducere de TVA, nici cheltuială deductibilă. Contabilul vede starea furnizorului când înregistrează factura și îți spune dacă e o problemă.
Nimeni din firma furnizorului nu poate explica ce a făcut. Dacă la o întrebare simplă despre lucrare primești doar factura înapoi, ai motiv să ceri mai mult.
Niciun semnal nu înseamnă neapărat că serviciul nu a existat, dar la fiecare dintre ele merită să ai mai multe documente.
Documentele serviciilor, pe cont propriu și cu Keez
Pe cont propriu (nu ești client Keez). Factura e în SPV, plata în extrasul băncii, contractul într-un mail, raportul pe laptopul unui coleg. Când ți se cere dovada prestării serviciilor, cauți prin patru locuri.
Cu Keez. Facturile primite prin e-Factura le găsești în Keez, iar expertul contabil verifică furnizorul când le înregistrează. Discuțiile cu el din Connect rămân în istoricul firmei, inclusiv întrebarea despre cum descrii un serviciu nou pe factură. Contractul și livrabilul de la furnizori le păstrezi tu. Iar dacă vinzi servicii, atașezi contractul sau procesul-verbal direct la factura pe care o emiți, din meniul facturii, cu “Atașează fișier”, ca să le ai la îndemână când ți le cere clientul.
Pentru facturile noi, cere furnizorului o descriere clară a serviciului și păstrează contractul și livrabilul când se termină lucrarea. Dacă vinzi servicii, scrie descrierea clară de la următoarea factură. Nu lucrezi încă cu Keez? Vezi ce include contabilitatea online cu expert contabil.
Întrebări frecvente
Îmi ajunge factura dacă am și contractul?
Nu întotdeauna. Contractul arată ce v-ați înțeles să se facă, nu că s-a făcut. Dovada prestării serviciilor o închid livrabilul și confirmarea.
Ce scriu pe factură la un serviciu lunar, același în fiecare lună?
Descrierea clară a serviciului și luna, apoi trimiterea la contract. Luna leagă fiecare factură de o perioadă clară și le deosebește una de alta.
Trebuie să semnez proces-verbal de recepție la fiecare serviciu?
Procesul-verbal e confirmarea cea mai clară, dar nu singura. Un mail în care spui că ai primit raportul sau că lucrarea e gata confirmă și el recepția.
Vând servicii. Mă privește și pe mine?
Da. Descrierea din factură o scrii tu, iar livrabilul îl ai tu. Când clientul tău trebuie să arate ce a primit, la tine vine primul.
Cum arăt că firma avea nevoie de serviciul ăsta?
Legătura cu activitatea firmei o arată proiectul sau clientul pentru care ai cumpărat serviciul: contractul cu clientul, campania lansată, produsul livrat. Păstrează-le împreună cu celelalte documente.
Serviciul a fost verbal, în ședințe de consultanță sau mentorat. Ce livrabil am?
Minuta ședinței sau mailul trimis după ea, cu ce s-a discutat și ce s-a decis. E suficient ca livrabil, dacă îl păstrezi.
Cât timp păstrezi dovada prestării serviciilor?
Cel puțin cinci ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor. Pentru o factură primită în 2026, până la 1 iulie 2032.
Am facturi vechi cu „servicii conform contract”. Ce fac?
Uită-te la fiecare și vezi dacă din factură și din ce ai lângă ea se înțelege ce serviciu ai primit. Dacă nu, caută contractul și verifică dacă mai ai mailurile cu furnizorul. Dacă nu ești sigur că vreuna trebuie corectată, întreabă-ți expertul contabil.
Referințe legale
- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal: art. 11 (efectele fiscale ale documentelor emise de contribuabilii inactivi), art. 25 alin. (1) (cheltuieli efectuate în scopul activității), art. 297-299 (dreptul de deducere a TVA), art. 319 alin. (20) lit. h) (denumirea serviciilor prestate pe factură).
- HG nr. 1/2016, normele metodologice de aplicare a Codului fiscal (justificarea prestării efective a serviciilor).
- Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, art. 110 (termenul de prescripție).
Acest articol are scop informativ și nu ține loc de consultanță juridică sau fiscală.
