Continutul articolului
Ai pornit afacerea? Îți răspundem la întrebările esențiale
Fiecare început de business vine cu provocări fiscale și administrative. Clienții ne întreabă constant despre aspectele practice ale administrării unei firme noi – de la procedurile ANAF la optimizarea cheltuielilor.
Experiența noastră arată că antreprenorii au nevoie de claritate rapidă asupra obligațiilor fiscale și operaționale. De aceea, organizăm sesiuni de training interactive unde abordăm situațiile reale cu care un antreprenor se confruntă în primele luni de activitate.
Materialul de mai jos sintetizează principalele provocări pe care le întâmpină antreprenorii la început de drum, așa cum reies ele din întrebările pe care noii clienți le adresează în cadrul webinariilor Keez.
Dacă te regăsești în aceste situații, te invităm să participi la următoarea sesiune de formare gratuită. Află de aici când este următorul webinar.
Declarații fiscale, obligații și relația cu ANAF
Cerințele de raportare depind de profilul fiscal al firmei tale (dacă ești plătitor de TVA, dacă ai angajați sau microîntreprindere). Gestionarea acestora este critică: orice document omis sau depus cu întârziere expune firma la amenzi și penalități de întârziere din partea autorităților.
Expertul tău contabil preia integral această responsabilitate, fiind asistat de un sistem contabil complet care centralizează și procesează cerintele ANA. În timp ce Keez asigură calculul precis și monitorizarea termenelor, expertul tău verifică rigoarea fiecărei declarații (cum ar fi D300, D394 sau Bilanțul anual) înainte de a le depune la ANAF.
Tu ai certitudinea că ești mereu în regulă cu legea, fără stresul birocrației. Poți consulta istoricul tuturor raportărilor și recipisele oficiale de la stat direct în secțiunea Contabilitate > Rezultate lunare.
Pentru majoritatea antreprenorilor, achiziționarea și configurarea unei semnături electronice reprezintă o barieră tehnică și un cost suplimentar inutil.
Expertul tău contabil preia această sarcină tehnică în totalitate. Prin procura notarială întocmită la începutul colaborării, acesta este împuternicit să utilizeze semnătura digitală a Keez pentru a depune toate declarațiile și pentru a gestiona relația cu statul în numele tău.
Dacă dorești însă un nivel de control suplimentar, poți opta oricând pentru obținerea propriei semnături digitale. Odată înregistrată la ANAF prin formularul 150 , aceasta îți oferă acces direct la mesajele primite în Spațiul Privat Virtual (SPV) și posibilitatea de a urmări în timp real conformitatea fiscală a firmei tale. Indiferent de alegere, expertul tău este susținut de un sistem contabil complet care asigură că fiecare document este depus corect și la timp.
Mai mult, mesajele importante de la ANAF se pot pierde ușor în fluxul de notificări automate, lăsând problemele nerezolvate să se acumuleze.
Expertul tău contabil preia controlul deplin asupra acestor termene, fiind susținut de un sistem contabil complet care monitorizează zilnic vectorul fiscal al firmei. Nu ai nevoie de propria semnătură digitală; expertul tău utilizează împuternicirea acordată pentru a accesa Spațiul Privat Virtual (SPV) și pentru a asigura conformitatea legală a fiecărei raportări.
Pentru o transparență totală, platforma îți oferă acces direct la datele tale de la stat. Prin meniul ANAF, poți solicita singur, oricând ai nevoie, documente oficiale precum certificatul fiscal, cazierul fiscal sau fișa ROL completă, fără niciun alt intermediar. În timp ce tu ai acces rapid la informații, expertul tău contabil filtrează mesajele de la autorități și te contactează prin modulul Connect doar pentru aspectele critice care necesită decizia ta.
Legislația fiscală se schimbă rapid, iar ignorarea unor detalii aparent minore poate avea consecințe imediate. De exemplu, dacă veniturile tale depășesc pragul de 100.000 euro, firma trece automat la impozit pe profit începând cu trimestrul în care a avut loc depășirea. Provocarea pentru un antreprenor nu este doar să afle de existența legii, ci să înțeleagă exact cum se aplică aceasta pe cifrele proprii.
Keez îți oferă vizibilitate totală asupra afacerii prin intermediul unui sistem contabil complet, asigurându-se că ești mereu informat prin mai multe canale:
- Dashboard în timp real: Poți monitoriza evoluția veniturilor și a pragurilor fiscale direct în aplicație, având astfel controlul necesar pentru a anticipa schimbările de regim fiscal.
- Canalul Connect (Admin): Expertul tău utilizează acest flux dedicat pentru a transmite imediat actualizările legislative critice și anunțurile care vizează bunul mers al firmei tale.
- Acces la Webinarii Specializate:
- Webinarii de Impact: Sunt organizate sesiuni speciale ori de câte ori apar modificări legislative generale majore (cum ar fi pachetele fiscale de final de an sau modificările cotelor de TVA), pentru a explica direct impactul acestora asupra antreprenorilor.
- Webinarii Săptămânale de Q&A: În fiecare săptămână, poți intra într-o sesiune „live” unde poți adresa întrebări punctuale, primind răspunsuri de la specialiști pentru dilemele tale curente.
Dacă noutățile legislative îți ridică întrebări specifice despre viitorul firmei tale, poți discuta oricând aceste aspecte direct cu contabilul tău partener în aplicație.
Contabilitate operațională și documente
Expertul tău contabil validează fiecare document pentru a se asigura că firma ta este protejată, fiind asistat de un sistem contabil complet care organizează arhiva digitală a firmei. Iată ce trebuie să transmiți expertului tău:
- Documente de Achiziții (Cumpărări)
- Bonuri fiscale: Scanează-le imediat prin aplicația mobilă. Dacă plata a fost făcută cu cardul, asigură-te că prinzi în aceeași poză și chitanța POS.
- Facturi din străinătate: (ex. Google, Meta, Adobe) Acestea trebuie încărcate individual în format PDF. Pentru o mai mare ușurință, le poți trimite direct prin email la adresa [codul tău fiscal]@keez.ro. Keez le va prelua automat din fluxul de email și le va înregistra în contabilitate.
- Facturi din România: Keez preia automat din sistemul RO e-Factură. Tu trebuie doar să intri periodic în aplicație pentru a le valida, confirmând astfel că bunurile sau serviciile respective au fost livrate conform înțelegerii.
Poți gestiona acest flux rapid, în fiecare dimineață, direct din aplicația mobilă sau web:
- Acceptă: Dacă totul este în regulă, trimiți factura direct expertului tău pentru înregistrarea în contabilitate.
- Ignoră: Folosește această opțiune dacă documentul a fost deja încărcat manual (ca PDF) sau dacă nu aparține firmei tale.
- Refuză: Dacă factura este incorectă, poți trimite un mesaj de refuz furnizorului prin serverele ANAF, semnalând eroarea fără a o înregistra în evidențele tale.
- Documente de Vânzare
- Facturi de vânzare: Dacă nu folosești sistemul de facturare Keez (care face înregistrarea automat), trebuie să încarci exporturile de date din softul tău actual. Poti sa incarci si pdf-urile facturilor de vanzare. Iti recomandam totusi sa folosesti un sistem consacrat.
- Rapoarte Z (AMEF): Dacă ai casă de marcat, descarcă arhiva ZIP cu rapoartele lunare și încarc-o în aplicație.
- Documente de Trezorerie
- Extrase de cont: Sunt esențiale pentru a corela plățile cu facturile. Dacă nu ai activat sincronizarea automată prin OpenBanking, încarcă-le lunar exact în formatul digital oferit de banca ta.
- Documente de Salarizare (HR) – Urgență Ridicată
- Pentru ca expertul tău să poată raporta corect mișcările de personal la ITM, încarcă imediat ce sunt semnate:
- Contractele de muncă (CIM), actele adiționale și deciziile de încetare.
- Certificatele de concediu medical.
Ce NU trebuie să încarci?
Există documente care trebuie păstrate doar în arhiva fizică a firmei pentru controlul ANAF, dar care nu se înregistrează în contabilitate: contractele comerciale, foile de parcurs, ordinele de plată și contractele de comodat.
Responsabilitatea organizării și păstrării arhivei îi revine legal administratorului, iar nerespectarea termenelor de conservare — 5 ani pentru documente contabile, 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru statele de salarizare — expune firma la riscuri majore în cazul unui control fiscal.
O arhivă incompletă sau greu de accesat poate duce la recalcularea taxelor prin anularea deductibilității unor cheltuieli.
Iată cum gestionăm acest aspect: documentele care s-au născut digital, precum e-Facturile, facturile de achiziții externe (Google, Meta, OpenAI) sau contractele de muncă semnate cu semnătură electronică calificată, au valoare de original exclusiv în format digital. Keez le stochează în siguranță în platformă, eliminând necesitatea de a le mai tipări sau arhiva fizic.
Pentru documentele primite pe suport de hârtie, precum bonurile fiscale, este obligatoriu să păstrezi originalul fizic. Expertul tău contabil verifică periodic integritatea arhivei digitale din aplicație, oferindu-ți certitudinea că toate rapoartele, declarațiile și recipisele sunt permanent disponibile și pot fi descărcate sau tipărite instantaneu în cazul unei verificări oficiale.
Extrasele de cont reprezintă baza pentru jumătate din înregistrările contabile ale firmei tale, fiind documentele prin care se justifică orice încasare sau plată. Întârzierea furnizării acestor date sau utilizarea unor scanări ori fotografii neclare blochează vizibilitatea asupra performanței reale a afacerii și crește riscul de a calcula greșit obligațiile fiscale.
Keez oferă certitudinea unei situații fiscale clare prin sincronizarea automată a contului tău bancar direct în platformă. Expertul tău contabil primește astfel tranzacțiile în fiecare zi, oferindu-ți rapoarte actualizate în timp real, fără ca tu să mai depui vreun efort manual. În cazul în care preferi să transmiți documentele separat, contabilul tău are nevoie de fișierele digitale originale descărcate din aplicația băncii, încărcate obligatoriu în primele zile ale fiecărei luni. Astfel, ai mereu confirmarea că soldul tău este corect și că toate documentele justificative sunt corelate cu mișcările de bani din cont.
Dacă utilizezi un computer Apple și întâmpini dificultăți la transmiterea fișierelor, iată cum poți proceda: trimite extrasul prin e-mail direct din programul de vizualizare a documentelor pentru a te asigura că datele ajung intacte la contabilul tău.
e-Factura, facturare si gestiunea stocurilor
Ce trebuie să fac pentru a raporta corect în sistemul RO e-Factura și care sunt cele mai frecvente erori?
Facturile de achiziție primite prin sistemul RO eFactura necesită o confirmare de primire din partea ta pentru a atesta că serviciile sau bunurile au fost într-adevăr recepționate conform contractului.
Sistemul Keez interoghează baza de date a autorităților la fiecare 30 de minute și descarcă toate facturile emise pe codul tău fiscal într-un inbox dedicat din platformă. Tot ce trebuie să faci este să verifici datele și să apeși butonul de acceptare din aplicație. Din acel moment, expertul tău contabil preia documentul, îl analizează și îl înregistrează corect în contabilitate. Nu este necesară nicio altă intervenție manuală sau reîncărcare de fișiere, asigurându-te că procesul este rapid, modern și protejat împotriva erorilor de înregistrare.
Riscul este ca documentele emise prin platforme externe sau marketplace-uri să nu ajungă în sistemul e-Factura din cauza unor erori de sincronizare sau a limitărilor tehnice ale acelor aplicații. O factură care figurează în gestiunea dumneavoastră, dar nu este confirmată de ANAF, este considerată inexistentă din punct de vedere fiscal, generând amenzi și blocarea dreptului de deducere pentru clienții dumneavoastră.
Indiferent de metoda prin care alegeți să emiteți facturile, iată cum vă asigură Keez o situație fiscală fără cusur:
- Dacă facturați direct din Keez: Monitorizarea este automată. În lista de facturi, vedeți imediat starea raportării; doar marcajul „Depusă” vă oferă certitudinea că documentul a fost validat oficial de stat.
- Dacă folosiți alte sisteme (software-uri terțe sau marketplace-uri): Keez interoghează baza de date a autorităților și preia tot ce s-a raportat oficial pe CUI-ul firmei dumneavoastră în secțiunea e-Factură/Outbox. Atentie, nu le inregistram automat in contabilitate. Puteti insa verifica oricand in Keez daca in e-Factura/Outbox exista toate facturile pe care trebuia sa le trimita platforma utilizata
Atentie, in Keez va incurajam sa incarcati facturile emise cu alte sisteme nu prin preluare din eFactura/Outbox (desi si asta se poate, vezi, link la Operatii Efactura Outbox), ci prin import al tututor facturilor.
Transmiterea unei facturi în sistemul e-Factura transformă documentul într-o înregistrare oficială și imuabilă în baza de date a statului. Riscul major apare atunci când un antreprenor încearcă să ignore eroarea sau să șteargă documentul doar din gestiunea proprie; această acțiune creează o neconcordanță între evidențele firmei și cele ale ANAF.
Pentru orice document raportat deja, soluția legală este stornarea integrală a facturii greșite. Stornarea este urmata, daca este cazul, de o noua factura cu datele corecte.
Gestionarea manuală a intrărilor de marfă este o sursă frecventă de erori, deoarece omiterea taxelor nerecuperabile sau a costurilor de transport denaturează prețul unitar și imaginea profitului real. Există riscul de a prezenta date eronate în cazul unui control fiscal dacă descărcarea de gestiune nu este corelată perfect cu înregistrările contabile.
Iată cum ai certitudinea că situația ta fiscală este clară, urmând acești pași simpli în platformă:
- Accesezi meniul Stocuri > Intrari și apeși butonul + INTRARE NOUA.
- Selectezi gestiunea (de regulă cea „Principala”) și completezi datele furnizorului împreună cu numărul facturii sau al documentului vamal.
- Adaugi articolele stocabile, cantitatea și prețul unitar de intrare în RON. Sistemul calculează automat valoarea totală, facilitând procesul.
- După completare, salvezi și validezi NIR-ul; odată validat, sistemul înregistrează automat cheltuielile în contabilitate. Reține că un document validat nu mai poate fi șters, ci doar anulat dacă luna contabilă este încă deschisă.
Ai acces permanent la rapoarte de stocuri corecte și la o analiză transparentă a performanței firmei tale.
REGES, resurse umane și taxe salariale
REGES-ONLINE este noul sistem obligatoriu care înlocuiește definitiv REVISAL pentru gestiunea salariaților. Riscul administrativ este major: dacă nu finalizezi tranziția, firma ta va fi blocată, nemaiputând înregistra nicio angajare sau modificare de salariu.
Procedura de înrolare necesită validarea identității tale în calitate de administrator, un pas ce poate fi efectuat prin aplicația ROeID (recomandat) sau cu o semnătură digitală calificată.
Imediat ce finalizezi această etapă obligatorie de configurare a contului și delegi drepturile de acces, expertul tău de salarizare preia întreaga gestiune. Keez înregistrează în numele tău toate contractele individuale de muncă, actele adiționale și concediile medicale, asigurându-ți certitudinea că ești în regulă cu legea fără a interacționa direct cu interfața tehnică a statului.
Optimizare fiscală; Deductibilitate, cheltuieli și achiziții
Optimizarea fiscală nu este despre „trucuri”, ci despre decizii strategice bazate pe cifrele reale ale afacerii tale. Riscul major al unei gestiuni superficiale este ca o alegere greșită a regimului de impozitare sau neglijența în colectarea documentelor justificative să ducă la o presiune fiscală excesivă sau, mai grav, la recalificarea cheltuielilor de către ANAF, ceea ce atrage amenzi și penalităț.
Iată pașii esențiali pentru o fiscalitate eficientă:
- Analizează dacă firma ta trebuie să rămână la impozitul pe venitul microîntreprinderii (1% dacă ai cel puțin un angajat și venituri sub 100.000 euro) sau dacă este mai avantajoasă trecerea la impozitul pe profit de 16%.
- Statutul de plătitor de TVA este o pârghie de optimizare; dacă facturezi către alte companii plătitoare, poți deduce TVA-ul de pe facturile de achiziție, recuperând astfel o parte din costurile tale.
- Orice cheltuială trebuie să aibă legătură directă cu generarea de venituri și să fie susținută de un document justificativ corect. Prin încărcarea imediată a documentelor în aplicație, expertul tău contabil le verifică validitatea fiscală înainte de a fi prea târziu pentru corecții.
Deși administratorul poartă răspunderea legală pentru realitatea operațiunilor, Keez îți oferă instrumentele necesare pentru a monitoriza permanent profitul, fluxul de numerar și datoriile la stat, astfel încât să iei decizii informate, nu sub presiunea termenelor limită.
Diferențierea între cheltuielile personale și cele ale firmei este unul dintre cele mai sensibile aspecte ale managementului financiar.
Riscul este major: în cazul unui control, autoritățile pot reîncadra aceste sume ca venituri salariale sau dividende nedeclarate, aplicând retroactiv impozite, contribuții sociale și penalități de întârziere.
Regula fundamentală pentru ca o cheltuială să fie validată este ca aceasta să fie efectuată exclusiv în scopul generării de venituri și să fie susținută de un document justificativ corect (factură fiscală sau bon cu CUI).
Iată categoriile principale:
- Administrativ și Sediu: Chiria sediului social (la preț de piață), utilitățile pentru spațiile de lucru (dacă contractele sunt pe firmă) și produsele de întreținere sau consumabilele necesare desfășurării activității.
- Echipamente și Servicii: Orice dispozitiv tehnologic, abonament de internet sau training care are o legătură directă cu specificul activității tale economice.
- Protocol și Reprezentare: Mesele la restaurant cu partenerii de afaceri sunt acceptate, însă expertul tău va verifica dacă acestea respectă limitele rezonabile de protocol.
- Transport și Auto: Cheltuielile cu combustibilul, asigurările și reparațiile sunt deductibile 50% în regim mixt sau 100% dacă demonstrezi prin foaie de parcurs că vehiculul este utilizat exclusiv în scop comercial. Pentru utilizarea mașinii personale, este necesar un contract de comodat pe care îl găsești în secțiunea Formulare din aplicație.
Pentru siguranța ta fiscală, este esențial să încarci documentele imediat în aplicația Keez. Astfel, expertul tău contabil le poate verifica în timp util, marcându-le ca „neclare” pe cele care prezintă riscuri legale, oferindu-ți ocazia să aduci clarificări înainte de închiderea lunii.
Cheltuielile cu echipamentele sunt deductibile doar dacă au legătură cu activitatea firmei. Hainele sport pot fi decontate dacă sunt utilizate in activitatea profesionala) Mai pot fi decontate si echipamentele de protecție. O alta situatie in care hainele sunt decontabile este daca sunt inscripționate cu sigla firmei și utilizate în activitarea zilnica. Pentru justificare, trebuie să existe un document justificativ, de exemplu o factură fiscală.
Situatiile pot varia deci nu exista o retenta pentru a determina daca un articol de imbracaminte este sau nu deductibil. Recomandam sa consultati expertul contabil si sa ii urmati sfatul
Orice cheltuială cu evenimente sau retreat-uri trebuie să aibă legătură directă cu generarea de venituri pentru a putea fi decontată pe firmă. Riscul administrativ este ca un eveniment cu scop recreativ să fie considerat profesional, fapt ce poate atrage recalificarea cheltuielii, plata din urmă a impozitelor și penalități în cazul unui control fiscal.
Daca nu esti sigur de analiza proprie, beneficiezi de experiența contabilului tău. Intreaba-l in connect despre aceasta cheltuiala pentru a avea si opinia lui.
Orice deplasare internațională pentru întâlniri cu partenerii de afaceri poate fi înregistrată ca cheltuială pe firmă, cu condiția să aibă ca scop generarea de venituri. Riscul este ca, în lipsa unei justificări clare (precum un contract sau o invitație la eveniment), autoritățile fiscale să reclasifice transportul și cazarea drept cheltuieli personale, fapt ce atrage automat penalități și recalcularea impozitului pe profit.
Justificarea cheltuielilor în fața autorităților fiscale se bazează pe două criterii obligatorii: demonstrarea legăturii directe cu generarea de venituri și deținerea unui document justificativ valid. Riscul administrativ major apare atunci când achizițiile cu caracter personal (precum mobilierul pentru acasă, haine sau produse de întreținere casnică) sunt înregistrate pe firmă, fapt ce poate atrage recalculări de impozite și penalități în cazul unui control. De exemplu, deplasările externe sunt decontabile doar dacă sunt susținute de contracte cu parteneri locali sau ordine de deplasare clare, iar echipamentele trebuie să fie specifice activității desfășurate.
Certitudinea că ești în regulă cu legea este oferită de colaborarea directă cu expertul tău contabil, care analizează conformitatea formală a fiecărui document încărcat în aplicația Keez. Deși responsabilitatea încadrării fiscale revine administratorului, contabilul tău îți oferă consultanță și opinii avizate ori de câte ori ai îndoieli privind deductibilitatea unei cheltuieli. Iată cum funcționează procesul: scanezi documentul imediat ce l-ai primit, iar dacă încadrarea este incertă, poți solicita o clarificare expertului tău direct prin modulul Connect, asigurându-te astfel că situația ta fiscală rămâne corectă și transparentă.
Utilizarea autovehiculului propriu pentru activitatea businessului tău necesită o bază legală clară pentru a elimina riscul ca inspectorii fiscali să respingă deducerea cheltuielilor. Capcana administrativă în care cad mulți antreprenori este decontarea combustibilului sau a reparațiilor fără a deține acest document, fapt ce poate transforma sumele respective în venituri personale impozabile, atrăgând penalități de întârziere. Practic, fără un contract de comodat valabil, nicio cheltuială auto — de la rovinietă și RCA până la întreținere — nu poate fi înregistrată legal pe firmă.
Poți descărca un model corect de contract de comodat direct din secțiunea Dicționare a aplicației. Acest document este unul administrativ și trebuie doar semnat și păstrat la actele firmei, fără a fi necesară încărcarea lui în platformă. Odată ce acest pas este bifat, poți scana bonurile de combustibil imediat ce le obții, având garanția că situația ta fiscală rămâne transparentă și protejată în fața oricărui control.
Includerea achizițiilor de vestimentație în contabilitatea unei firme de creație reprezintă o zonă cu risc ridicat de interpretare din partea autorităților. Capcana este deducerea garderobei sub pretextul activității de imagine, fapt ce poate determina ANAF să reîncadreze aceste sume ca venituri personale impozabile, atrăgând recalculări de taxe și penalități de întârziere. Regula generală permite decontarea hainelor doar dacă acestea sunt echipamente de protecție sau sunt personalizate cu sigla firmei pentru a fi utilizate la evenimente profesionale. Există excepții specifice, cum ar fi achiziția unui costum pentru filmarea unei reclame de către o firmă de videografie, însă astfel de situații necesită o justificare documentată riguros.
Situația fiscală clară este asigurată de colaborarea directă cu expertul tău contabil. Deși alegerea încadrării fiscale aparține administratorului, expertul tău este disponibil prin modulul Connect pentru a-ți explica implicațiile fiecărei opțiuni și pentru a te ghida în situațiile cu îndoieli privind deductibilitatea. Astfel, ai certitudinea că ești în regulă cu legea, primind feedback avizat înainte ca luna să fie închisă și raportată.
Achiziții externe, TVA și statut fiscal
Achiziția de servicii digitale globale reprezintă o zonă unde lipsa unei configurări fiscale corecte generează o pierdere financiară directă. Capcana pentru o firmă neplătitoare de TVA este primirea unor facturi care conțin deja TVA. Această sumă devine o cheltuială definitivă pe care nu o poți recupera, adăugându-se peste obligația de a plăti oricum TVA în România pentru serviciul pe care îl consumi aici.
Certitudinea că ești în regulă cu legea și că optimizezi costurile depinde de regiunea furnizorului:
- Furnizori din Uniunea Europeană (UE): Dacă firma ta nu este plătitoare de TVA, este obligatoriu să obții un Cod Special de TVA (VIES) înainte de a face achiziția. Trebuie să comunici acest cod furnizorului pentru ca acesta să îți emită o factură fără taxa externă. Dacă ești deja plătitor de TVA în România, vei folosi codul tău existent, fără alte formalități. Factura de la furnizor nu trebuie sa contina TVA.
- Furnizori din afara Uniunii Europene (Non-UE): Pentru servicii digitale (cum este abonamentul OpenAI), nu ai nevoie de un cod special de TVA. Totuși, legislația impune să auto-declari tranzacția și să achiți taxa corespunzătoare în România.
Iată cum funcționează Keez pentru a-ți asigura o situație fiscală clară:
- Obținerea statutului: Dacă nu ai codul necesar, îl poți solicita simplu prin Magazinul Online din platformă.
- Validarea formală: După ce încarci factura, platforma Keez verifică automat dacă documentul respectă formatul și datele obligatorii.
- Raportarea automată: Expertul tău contabil preia informația, întocmește declarația specifică (D301) și include suma de plată în raportul tău lunar de Datorii la Stat.
Prin acest model, ai siguranța că ești în regulă cu legea, deoarece contabilul tău partener monitorizează aceste tranzacții și se asigură că nu plătești taxe în plus.
Certitudinea că ești în regulă cu legea și că poți vinde marfa fără nicio restricție depinde de două documente obligatorii:
- Factura furnizorului extern: Trebuie să conțină obligatoriu numele firmei tale și CUI-ul.
- Documentul Vamal de Import (DVI): Este actul emis de Biroul vamal care atestă intrarea legală a mărfii în țară și stabilește TVA-ul și taxele vamale ce trebuie achitate.
Dacă furnizorul nu ți-a trimis încă factura, este necesar să o soliciți imediat, deoarece fără ea, marfa nu poate fi introdusă oficial în patrimoniul business-ului tău.
Cont bancar, capital social
Deși legislația actuală permite deschiderea contului bancar fără depunerea prealabilă a capitalului social, obligația legală de a vărsa aceste sume nu a dispărut. Mulți antreprenori interpreteaza aceasta relaxare administrativa ca pe o scutire definitivă. În realitate, acționarii au obligația de a plăti suma menționată în Actul Constitutiv înainte de începerea efectivă a activității economice. Practic, în momentul în care te pregătești să emiți prima factură, capitalul trebuie să fie deja transferat din contul personal în cel al firmei.
Procesul este simplu: efectuezi plata cu descrierea „depunere capital social”.
Da, societatea dumneavoastră poate utiliza Revolut Business pentru operațiunile curente, acesta fiind acceptat pentru plata taxelor și impozitelor în România.
Principalul risc în alegerea unei instituții financiare pentru un SRL este imposibilitatea de a efectua plăți către Trezoreria Statului. Dacă alegeți o platformă care nu este integrată cu sistemul bancar românesc, riscați întârzieri la plata obligațiilor fiscale, ceea ce atrage automat penalități și dobânzi din partea ANAF.
Keez simplifică gestionarea acestor conturi prin integrarea directă cu platforma bancară, permițând preluarea zilnică a tranzacțiilor fără intervenția dumneavoastră manuală. Expertul contabil primește datele în timp real și se asigură că fiecare încasare sau plată este corect înregistrată, oferindu-vă certitudinea că sunteți în regulă cu legea.
Alte întrebări frecvente
Dashboard-ul tău se actualizează în timp real, oferindu-ți o imagine clară asupra veniturilor și cheltuielilor firmei tale pe măsură ce documentele ajung în platformă.
Cea mai mare capcană pentru un antreprenor este să se bazeze pe un Dashboard care nu reflectă realitatea curentă. Dacă amâni scanarea facturilor sau a bonurilor până la sfârșitul lunii, riști să iei decizii financiare greșite, crezând că ai un profit sau un disponibil bancar mai mare decât cel real.
Vizibilitate imediată și siguranță
Pentru a evita aceste situații, Keez îți oferă mecanisme de actualizare rapidă a datelor:
- Facturarea directă: Orice factură pe care o emiți din aplicație este inclusă instantaneu în toate analizele tale financiare.
- Sincronizarea bancară: Dacă activezi opțiunea de extras online, încasările și plățile tale sunt preluate automat în fiecare zi, fără să mai fie nevoie de intervenția ta manuală.
- Rolul expertului: Expertul tău contabil analizează și validează documentele pe care le încarci, oferindu-ți certitudinea că ești mereu în regulă cu legea.
Astfel, prin colaborarea strânsă cu contabilul tău partener, ai acces permanent la o situație fiscală clară și la rapoarte de management corecte, imediat.
Nu, expertul tău contabil este cel care se ocupă de reconcilierea tranzacțiilor bancare cu facturile și bonurile pe care le încarci în platformă.
Principala problemaă în gestionarea unei firme este apariția plăților în extrasul de cont care nu au în spate un document justificativ clar. Dacă aceste corelații nu sunt făcute la timp, riști ca sumele respective să fie scapate din vedere, ceea ce înseamnă taxe suplimentare și returnarea banilor către firmă sub formă de „restituire sumă necuvenită”. Mai mult, o evidență defectuoasă a încasărilor te poate face să ceri bani de la clienți care au plătit deja, afectându-ți relația cu partenerii.
Keez simplifică acest proces pentru a-ți oferi o situație fiscală clară:
- Corelare de expertul contabil: Pe baza extraselor bancare, expertul tău contabil încearcă să închidă facturile existente.
- Control prin excepție: Dacă există plăți pe care contabilul tău nu le poate identifica, acestea vor apărea automat în raportul „Documente Lipsă”. Astfel, nu trebuie să verifici totul, ci doar acele câteva situații semnalate de specialist.
- Acuratețe în timp real: Prin scanarea documentelor imediat ce le primești, permiți contabilului tău partener să mențină Dashboard-ul actualizat, astfel încât soldurile clienților și furnizorilor să fie mereu reale.
Practic, tu doar încarci documentele, iar contabilul tău garantează că fiecare leu din contul firmei este justificat legal.
Keez nu permite utilizarea identității sale digitale în alte sisteme de facturare deoarece semnătura noastră este un instrument legal strict, autorizat să reprezinte firma ta exclusiv în interiorul platformei Keez.
Putem garanta corectitudinrea facturarii in interiorul sistemului Keez.
Obținerea Registrului Unic de Control (RUC) este o obligație legală pentru orice punct de lucru sau sediu social. Din pacate nu putem sa il ridicam noi pentru ca acest document se eliberează doar în baza unei plăți în numerar la ghișeul unității fiscale competente, iar chitanța este emisă automat pe numele firmei. Această particularitate face imposibilă achitarea documentului de Keez.
Tu sau o persoană delegată de tine vă puteți deplasa la ANAF cu acest document pentru a ridica registrul. Keez pune la dispoziție modelul de împuternicire necesar direct în aplicație, în secțiunea Dicționare > Formulare.
După achiziție, RUC trebuie păstrat la sediul social sau la adresa administratorului, oferindu-ți certitudinea că ești în regulă cu legea în cazul unei verificări oficiale.
Accesul pe care îl are Keez în Spațiul Privat Virtual (SPV) nu blochează și nu limitează accesul tău ca administrator; ambele părți pot deține drepturi de vizualizare și operare simultane, folosind propriile instrumente de autentificare.
Riscul delegării informale
Oferirea accesului către un specialist nu înseamnă pierderea controlului administratorului. În realitate, legislația fiscală permite ca mai multe persoane să fie împuternicite pentru aceeași firmă.
Pentru a-ți garanta siguranța datelor și o situație fiscală clară, Keez folosește un sistem bazat pe transparență:
- Identitate digitală distinctă: Keez accesează SPV-ul firmei tale folosind semnătura electronică a firmei noastre, autorizată oficial în baza procurii notariale pe care o furnizezi. Această delegare nu îți anulează dreptul de a-ți procura propria semnătură digitală calificată pentru a depune solicitări de eșalonare sau compensare în nume propriu.
- Notificări în timp real: ANAF este configurat să trimită alerte automate pe e-mailul administratorului ori de câte ori un document este încărcat în SPV, indiferent dacă acțiunea a fost inițiată de expertul tău contabil sau de autorități.
- Acces simplificat la informații: Nu trebuie să navighezi în sistemele complicate ale statului pentru a fi la curent cu situația firmei. Contabilul tău preia automat mesajele critice și documentele importante (precum Fișa ROL sau recipisele), punându-le la dispoziția ta direct în platforma Keez.
In timp ce contabilul tău gestionează zilnic sarcinile administrative în SPV, tu păstrezi controlul deplin și poți accesa oricând datele fiscale ale afacerii tale, având garanția că accesul nostru este unul securizat și documentat legal.
Nu, emiterea facturilor este sarcina ta , însă expertul tău contabil si Keez se asigură că instrumentele pe care le folosești sunt mereu conforme cu legislația în vigoare.
Întocmirea unei facturi nu este doar un proces tehnic de completare a unui document, ci implică opțiuni fiscale și încadrări de venituri care au consecințe directe în relația cu statul. Dacă o altă persoană ar întocmi facturile fără să cunoască detaliile comerciale ale contractelor tale, există riscul de a raporta greșit către ANAF, ceea ce atrage sancțiuni administrative. Ca administrator, ești singura persoană care poate confirma realitatea unei tranzacții, asumându-ți responsabilitatea finală pentru datele declarate.
Certitudinea unei facturări fara greseli
Iată cum Keez preia greul acestui proces, oferindu-i contabilului tău posibilitatea de a-ți proteja afacerea în timp real:
- Validare automată: Sistemul de facturare Keez verifică automat datele partenerilor tăi la ANAF și se asigură că documentul respectă toate elementele obligatorii.
- Fără sarcini repetitive: Toate vânzările pe care le emiți sunt înregistrate imediat în contabilitate și transmise automat în sistemul național eFactura.
- Consultanță directă: Deși tu emiți documentul, contabilul tău partener este mereu la un mesaj distanță în Connect pentru a-ți explica pașii corecți sau implicațiile unei tranzacții.
- Eficiență pentru contracte: Dacă ai facturi de tip abonament, poți utiliza funcția de copiere pentru a genera un set întreg de documente într-o singură sesiune de lucru.
În esență, Keez îți pune la dispoziție aplicația prin care scapi de grija birocrației, iar contabilul tău îți oferă certitudinea că ești mereu în regulă cu legea.
Toate serviciile oferite de Keez se desfășoară online, fără a fi necesară deplasarea ta la contabil sau prezența fizică a unui specialist la sediul tău. Expertul tău contabil te reprezintă oficial în relația cu ANAF, gestionând depunerea declarațiilor și comunicarea prin Spațiul Privat Virtual.
Un contabil nu poate prelua deciziile și interacțiunile comerciale cu partenerii de afaceri sau cu instituțiile bancare.
Certitudinea unei reprezentări informate
Iată cum Keez îți oferă tot suportul necesar pentru ca tu să acționezi cu autoritate în fața partenerilor și a băncilor:
- Date pentru finanțare: Atunci când banca îți solicită un certificat fiscal sau bilanțurile pe ultimii ani pentru un credit, le poți obține singur, instantaneu, din platforma Keez.
- Acces securizat pentru consultanți: Poți invita în platformă parteneri externi, cum ar fi un part-time CFO sau un advisor, creându-le utilizatori proprii cu drepturi limitate. Aceștia pot consulta datele financiare și rapoartele din Dashboard fără a avea acces la operațiunile contabile propriu-zise, oferindu-ți suport în pregătirea planului de afaceri sau în negocieri.
- Utilizatori nelimitați și gratuiti: În Keez, numărul de utilizatori nu influențează costul abonamentului, deci poți oferi acces fiecărui specialist de care ai nevoie pentru a-ți crește firma, menținând în același timp responsabilitatea fiecaruia.
- Incredere: Contabilul tău partener se asigură că toate cifrele tale sunt la zi. Înainte de a merge la o negociere cu un furnizor sau la o întâlnire bancară, ai în Dashboard situația exactă a datoriilor și a fluxului de numerar.
Astfel, în timp ce contabilul tău gestionează impecabil relația cu autoritățile fiscale, tu ai certitudinea că deții toate instrumentele digitale pentru a reprezenta firma cu succes în fața partenerilor comerciali.
Notificarea din raportul de documente lipsă apare atunci când plata abonamentului este identificată în extrasul băncii, dar documentul justificativ (factura) nu a fost încă sincronizat în platformă.
Daca se intazie activarea procurii de reprezentare fiscală; ANAF arhivează facturile electronice după o perioadă de 60 de zile.
Imediat ce procura notarială este activată și înregistrată, sistemul preia automat facturile din ultimele două luni. În prezent, factura de servicii pentru platformă este singura care beneficiază de această preluare automată în momentul configurării. De îndată ce sincronizarea este efectuată de către Contabilul tău, informația despre documentul lipsă va dispărea din Dashboard, oferindu-ți certitudinea că ești în regulă cu legea și că toate cheltuielile sunt înregistrate corect.
Pe durata colaborării, toate documentele, rapoartele și declarațiile tale sunt păstrate în siguranță și sunt permanent disponibile în aplicație. Totuși, în situația în care decizi să întrerupi serviciile, trebuie să ai în vedere regulile de acces la date pentru a asigura continuitatea afacerii tale.
Accesul digital la documente nu este nelimitat în absența unui contract activ. Responsabilitatea legală pentru organizarea și păstrarea arhivei îi revine administratorului. Legislația impune termene de păstrare stricte: cel puțin 5 ani pentru documentele contabile, 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru documentele de salarizare. Dacă accesul la platformă încetează și nu ai salvat aceste informații, ai riscul de a nu putea prezenta dovezile necesare în cazul unui control fiscal, ceea ce atrage sancțiuni administrative severe.
Iată cum se asigură Keez că rămâi mereu în controlul datelor tale, indiferent de statusul colaborării:
- Acces deplin pe durata preavizului: În cazul unei rezilieri, există o perioadă de preaviz de 30 de zile. Platforma rămâne complet activă până în ultima zi a acestui termen, oferindu-ți posibilitatea să descarci întreaga arhivă de documente, declarații și recipise.
- Arhivă portabilă și sigură: Keez îți permite să descarci oricând un backup al documentelor și rapoartelor tale într-un format ușor de consultat. Ii recomandăm să efectuezi aceste descărcări periodic pentru a deține propria copie a istoricului firmei.
- Reluarea activității: Dacă alegi să revii la Keez, vei iniția un nou proces de înrolare pentru a relua gestionarea digitală a afacerii sub supravegherea contabilului tău.
Deții toate instrumentele necesare pentru a-ți proteja arhiva legală în cazul oricărei schimbări de furnizor.
