< Înapoi la Glosar
Decont de Cheltuieli: Ce este, cum se completează și ce trebuie să conțină
“Decont de Cheltuieli” este documentul care justifică modul în care au fost folosiți banii primiți ca avans pentru cheltuieli de serviciu.
Multe firme tratează acest proces superficial. Se pierd bonuri, se uită justificările, iar contabilitatea rămâne cu sume „deschise” luni întregi. Fără un decont clar și complet, avansul spre decontare devine un risc financiar și juridic.
În acest articol vei afla ce trebuie să conțină un Decont de Cheltuieli, de ce este important și cum îl gestionezi corect pentru a-ți proteja firma.
Decont de Cheltuieli: Ce este și când se folosește
Mulți angajați primesc avansuri pentru deplasări fără să înțeleagă că trebuie să justifice fiecare leu.
Aceasta devine o problemă când lipsesc documentele justificative, iar sumele rămân în evidență luni întregi.
* Decontul este un document intern obligatoriu pentru justificarea cheltuielilor făcute în numele firmei.
* Se folosește după deplasări, achiziții minore sau cheltuieli urgente.
* Include facturi, bonuri fiscale, bilete de transport și alte dovezi clare.
Un decont complet închide contabil avansul și protejează atât angajatul, cât și compania.
Exemplu: Un angajat merge la o conferință în alt oraș. Primește 1.500 lei avans. După eveniment, aduce bonuri de cazare și transport în valoare de 1.350 lei. Diferența de 150 lei se returnează și se încheie decontul.
Fără acest proces, suma rămasă ar apărea ca nedecontată în contabilitate, lucru care ridică semne de întrebare în cazul unui control fiscal.
Un decont clar înseamnă ordine și transparență. Iar asta începe cu documentele corecte.
Hai să vedem ce greșeli apar frecvent în completarea decontului.
Decont de Cheltuieli: Greșeli frecvente și cum le eviți
Multe firme se confruntă cu deconturi incomplete sau întocmite superficial.
Aceasta complică închiderea lunară și poate duce la sancțiuni în cazul unui control ANAF.
* Nu accepta deconturi fără bonuri sau cu documente lipsă.
* Nu combina cheltuieli personale cu cele de serviciu.
* Nu lăsa deconturile nedeclarate mai mult de 3 zile de la revenirea din deplasare.
Aceste reguli simple păstrează disciplina financiară în firmă.
Exemplu: Un angajat a decontat o masă la restaurant fără bon fiscal, folosind doar o notă de plată scrisă de mână. În timpul unui audit, firma nu a putut justifica cheltuiala, fiind obligată să o reîncadreze ca venit salarial, cu taxe suplimentare.
Un simplu bon lipsă a dus la costuri mai mari decât întreaga notă de plată.
Regula e simplă: fără document, fără decont.
Următorul pas este înțelegerea structurii corecte a unui decont.
Decont de Cheltuieli: Ce trebuie să conțină documentul
Firmele fără un model standardizat de decont se lovesc de formulare incomplete și justificări ambigue.
Acest lucru duce la pierderi de timp și probleme de evidență contabilă.
Un model complet de decont eficientizează procesul pentru toată echipa și ar trebui să conțină:
* Nume, funcție și semnătura persoanei care decontează.
* Perioada și scopul deplasării (confirmate prin Ordin de deplasare).
* Listă detaliată a cheltuielilor cu documentele atașate + total sumă cheltuită.
* Calculul diferenței: cât s-a cheltuit din avans și cât se returnează sau se recuperează.
Exemplu: La Keez, decontul de cheltuieli este un proces simplu și documentat. În aplicația Keez, antreprenorul și personalul desemnat au toate informațiile disponibile în Dashboard, în tab-ul “Avansuri/Deconturi”. Este un model clar ce economisește timp și elimină neclaritățile.
În secțiunea “Dicționare”, în tab-ul Formulare, antreprenorii au un model de “Decont de Cheltuieli”.
Concluzie: Decontul de cheltuieli protejează firma și angajatul
Un “Decont de Cheltuieli” corect completat reflectă o firmă organizată, transparentă și conformă cu legea.
Este mai mult decât o hârtie – este dovada că banii firmei au fost folosiți în scop profesional, cu respect pentru proceduri.
Neglijența în acest proces poate duce la pierderi financiare, conflicte interne și riscuri fiscale inutile.
Pentru mai multe resurse contabile clare și utile, explorează în continuare glosarul Keez.
