Angajatii care se deplaseaza in interes de serviciu atat in interiorul tarii, cat si in afara ei, au dreptul la decontarea cheltuielilor de transport, de cazare si de masa, conform Codului Muncii. 

Chiar daca deplasarile se realizeaza zilnic, saptamanal sau lunar, in tara sau in strainatate, managerul sau administratorul si angajatul trebuie sa tina cont de anumite aspecte si conditii in ceea ce priveste procesul decontarii lor.

Orice salariat care se deplaseaza in interes de serviciu are dreptul la decontarea cheltuielilor de cazare, de transport si de masa, atat timp cat transportul se realizeaza prin mijloace precum: auto, tren sau avion. Angajatul trebuie sa se prezinte pentru decontarea cheltuielilor cu factura, chitanta si extrasul de cont.

In ceea ce priveste deplasarile si delegatiile, exista anumite aspecte importante pe care administratorul trebuie sa le gestioneze.
 

1. Care este diurna zilnica pe care o pot acorda angajatilor pentru a fi deductibila?


In 2019, conform schimbarilor legislative si potrivit Hotararii nr. 714/2018, diurna este mai mare decat cea din 2018 cu 7.5 lei, astfel:
  • Delegatii care se deplaseaza la mai putin de 50 de km de localitatea unde isi are sediul firma primesc o indemnizatie de delegare de 20 de lei pe zi.
  • Delegatii care se deplaseaza la o distanta mai mare de 50 de km de sediul firmei, primesc o indemnizatie de delegare in valoare de 20 de lei pe zi si o alocatie de cazare de 230 de lei pe zi.
In cazul in care diurna depaseste plafonul deductibil din Codul Fiscal, aceasta se impoziteaza separat, drept venit asimilat salariilor. Impozitarea se realizeaza in baza de calcul a contributiilor sociale obligatorii (CAS, CASS, Contributia asiguratorie pentru munca).
 

2. Pot sa beneficiez de indemnizatie de deplasare in calitate de administrator?


Plata cheltuielilor de transport si cazare se deconteaza in cazul:
  • Angajatilor firmei,
  • Administratorilor,
  • Directorilor,
  • Managerilor, in baza contractului.
Astfel, atat angajatii, cat si administratorii firmei, primesc o diurna zilnica acordata in tara pentru delegati, in valoare de 50 lei pe zi.
In strainatate, diurna zilnica se calculeaza astfel: 2,5 ori nivelul legal al diurnei in functie de tara din UE unde delegatul isi realizeaza deplasarea. Acest calcul este stabilit de HG 518/1995, care cuprinde un tabel cu diurnele valabile fiecarei tari, cu ajutorul caruia se calculeaza diurna zilnica deductibila in afara tarii.
Aproximativ toate statele din UE au o diurna de 35 euro. Inmultita cu 2.5, diurna zilnica pentru societatile private ajunge la valoarea de 87.5 euro pe zi.
 

3. Am nevoie de bonuri si facturi in cazul diurnelor si deplasarilor?


Pentru orice suma cheltuita in scop de serviciu este recomandata emiterea unei dovezi de plata. In cazul diurnelor si decontarilor, care pot fi de cazare, de masa si de transport, acestea au nevoie de dovezi precum facturi, bonuri si chitante, astfel:
  • In cazul decontarii cazarii si a mesei este nevoie de dovezi justificative: facturi, bonuri, chitanta, extras de cont, documente care atesta intru totul cheltuielile realizare;
  • In cazul decontarii transportului, indiferent ca este realizat prin auto, tren sau avion, documentele justificative sunt: factura, chitanta sau extrasul de cont.
 
Cum te ajuta Keez?
Keez este firma de contabilitate care te ajuta sa intelegi conditiile de acordare a diurnei, indiferent daca deplasarile se realizeaza in tara sau in strainatate, daca diurna se supune conditiilor impozitarii pe venit, dar si documentele necesare in procesul decontarii.
 
De altfel, Keez ofera clientilor sai servicii complete de contabilitate si garanteaza pentru responsabilitatea activitatii si a inregistrarilor efectuate de catre echipele de experti contabili. Orice problema sau curiozitate ai avea, Keez iti sta la dispozitie.

Pentru mai multe informatii, contacteaza-ne acum!