In activitatea de zi cu zi a unei companii, se poate intampla ca documentele sa nu fie transmise la timp catre contabilitate. In acest articol iti vom explica ce trebuie sa faci cu o asemenea factura si cum trebuie procedat in functie de situatie.

In primul rand, eliminam din scenariu neinregistrarea unei facturi in contabilitate cu rea-vointa. Sa plecam de la premisa ca aceasta eroare s-a comis din neatentie.  Exista mai multe situatii, in functie de persoana care descopera ca factura nu a fost inregistrata in contabilitate:

1) Este identificata de catre unul din angajatii firmei atunci cand face ordine in documente

2) Un client nu este facturat pentru servicii sau bunuri care i-au fost livrate si solicita factura

3) Un furnizor care nu incaseaza contravaloarea unei facturi iti aminteste ca trebuie sa platesti

4) Isi da seama contabilul cand vede ca o factura a ramas neincasata, cu toate ca au fost incasate facturi ulterioare

5) Isi da seama contabilul sau administratorul atunci cand analizeaza veniturile si cheltuielile. Cand cheltuielile scad nejustificat, inseamna ca exista o factura sau mai multe lipsa.

In momentul in care factura neinregistrata in contabilitate este identificata, aceasta trebuie trimisa contabilului, care va corecta eroarea in functie de 3 situatii diferite:

1) Factura este din anul curent sau este o factura de valoare mica

In acest caz, documentul se inregistreaza in luna curenta.

Daca este factura de venit te poti astepta, in cazul unui control, la cel putin un avertisment din partea ANAF-ului. Exista posibilitatea sa se calculeze dobanzi si penalitati pentru impozitul aferent venitului si TVA-ului nedeclarate la timp.

Daca este factura de cheltuieli, cel mai probabil nu vei suporta nicio sanctiune din partea autoritatilor.Atata tot ca nu vei avea informatiile inregistrate la timp, ci decalate cu o perioada de intarziere.

2) Factura este din anul anterior, are o valoare semnificativa si este descoperita INAINTE de depunerea situatiilor financiare anuale

In aceasta situatie, contabilul va inregistra factura cu data de decembrie anul anterior. Situatiile operationale din anul anterior se vor modifica si ele pentru a reflecta aceasta factura

3) Factura este din anul anterior, este cu valoare semnificativa si a fost descoperita DUPA depunerea situatiilor financiare anuale

Situatia este similara celei de la punctul 2, insa difera momentul in care este descoperita factura.Avand in vedere ca nu poate sa modifice datele deja raportate, contabilul va inregistra aceasta factura utilizand o pozitie speciala din situatiile financiare (rezultatul anilor anteriori).Profitul/pierderea anilor anteriori se vor regasi, impreuna cu aceasta suma, in acest cont, gata sa fie repartizate sau, in cazul pierderii, acoperite.

Cum poti ca antreprenor/administrator sa previi situatiile descrise mai sus?

Un antreprenor care apeleaza la serviciile unei firme clasice de contabilitate va descoperi lipsa acestei facturi cu o intarziere semnificativa (luna va fi inchisa in a doua jumatate a lunii urmatoare). Astfel, recuperarea documentului si remedierea situatiei vor fi semnificativ mai dificile. Datorita intarzierii si lucrului sub presiunea depunerii declaratiilor s-ar putea ca unele erori sa nu fie descoperite la timp sau deloc. Aceasta situatie este destul de riscanta, deoarece singurele momente in care un antreprenor ia cunostinta de faptul ca s-au comis omisiuni sunt acelea in care se trezeste cu sanctiuni din partea ANAF-ului.

Apeland la keez.ro, vei beneficia de mai mult decat servicii de contabilitate online. Munca specialistilor de la keez este una supra-verificata si conforma, iar serviciile oferite sunt la un standard de calitate pe care un contabil obisnuit nu il poate oferi.

Expertii contabili nu asteapta finalul de luna ca sa inregistreze un document si vor descoperi lipsa acestui document din timp. Avand documentele inregistrate in timpul lunii, acestia isi pot dedica perioada de la finalul lunii fiscale verificarilor si corelatiilor, astfel incat sa nu rateze documente sau situatii neconforme.

In plus, expertii de la keez.ro sunt verificati anual de catre un specialist de competenta internationala.In acest fel, contabilitatea firmei tale este tinuta de catre cei mai competenti specialisti in domeniu, minimizand astfel riscul de a aparea situatii precum cea a facturilor neinregistrate.